Näin nostat työtehoasi 50 % – ja saat samalla lisää vapaa-aikaa

Erot työtehossa voivat olla hämmästyttävän suuria. Kun ymmärtää, mistä ne syntyvät, voi omaa työtehoaan kasvattaa yllättävän paljon. Tämä ei vaadi ylitöiden tekemistä, sillä fiksu tehokkuus päinvastoin avaa ovet lisääntyneeseen vapaa-aikaan ja hyvinvointiin. Lue, miten omaa tehokkuutta voi lisätä tuntuvasti, ja miten sen voi tehdä fiksusti ja tasapainoisesti.

”Oikeanlaisilla työtavoilla voi saada huomattavasti enemmän aikaan, ja samalla ne vähentävät kiirettä ja stressiä”, sanoo työn tehokkuuden asiantuntija, filosofian tohtori Sampo Sammalisto. Hän on tietokirjailija, bloggari ja yritysvalmentaja, jonka ajanhallintakoulutuksiin on osallistunut yli 12 000 suomalaista.

Käymme Sammaliston kanssa läpi keskeisimpiä työn tehostamisen menetelmiä. Mutta aivan ensiksi on tärkeää ymmärtää, mihin todellinen tehokkuus perustuu.

1. Tehokkuuden avain on 80/20-periaatteessa – kunhan sitä ei ymmärrä väärin

Tuottavuuden ja menestyksen ymmärtämisen avain löytyy niin sanotusta 80/20-periaatteesta. Sen mukaan vain 20 prosenttia työtehtävistä tuo yleensä noin 80 prosenttia tuloksista.

Tämä yksinkertainen totuus avaa oven uudenlaiseen maailmaan. Keskittymällä tärkeimpään 20 prosenttiin – niihin usein vaikeisiin, hankaliin ja pelottaviinkin asioihin, joita mielellään lykkäisi – voi työn tuloksia kasvattaa huimasti. Ja samalla toisarvoisemmassa 80 prosentissa piilee lukemattomia mahdollisuuksia vapauttaa aikaa. Jos tehtävällä – tai vaikkapa projektilla – ei ole suurta arvoa, voiko sen tehdä myöhemmin tai kevyemmin, tai jättää kokonaan tekemättä?

Oleelliseen keskittymisessä on valtava voima, mutta siinä piilee myös vaara. Hyväksyykö asiakas 80 prosenttisen tuloksen ostamassaan tuotteessa tai palvelussa? Harvemmin. Annetaanko tärkeimmät projektit sille, joka tekee ne 80 prosenttisesti? Tuskinpa. Mutkia ei pidä oikoa väärissä paikoissa.

Harvardin yliopistossa tutkittiin yli 5 000 ihmisen menestymistä työelämässä viiden vuoden ajan. Tuloksista kertovan kirjan Great at Work mukaan yksi toimintatapa selitti menestystä ylivoimaisesti eniten. Tutkijat tiivistivät sen muotoon ”Do less, then obsess” – eli tee vähemmän, mutta tee se sitten niin hyvin kuin suinkin osaat.

Näistä periaatteista muodostuu todellisen tehokkuuden ydinresepti: Keskity aktiivisesti asioihin ja tehtäviin, jotka ovat kaikkein tärkeimpiä, ja hoida ne erinomaisesti. Vähennä ja kevennä samalla kaikkea toisarvoista tekemistä. Sammalisto kertoo useita käytännön menetelmiä, jotka auttavat tässä.

2. Aloita päivä oikein – priorisoi omat työsi

Yksi parhaista keinoista parantaa työtehoa on yksinkertainen: aloita päivä suunnittelemalla oma aikataulusi ja miettimällä omat prioriteettisi. Tämä onnistuu jopa viidessä minuutissa, mutta vaikutus päivään voi olla mullistava.

”Useimmat ihmiset aloittavat päivän lukemalla sähköpostia. Silloin reagoidaan muiden prioriteetteihin”, Sammalisto toteaa. Jos työpäivän aloittaa reaktiivisessa mielentilassa, koko päivä lipsuu helposti toisten vaatimuksiin ja pyyntöihin reagoimiseen. Päivän päättyessä päällimmäinen tunne on hallinnan puute, ja päivä tuntuu valuneen hukkaan.

”Kun tekee päivän aluksi oman suunnitelman ja miettii omat prioriteetit, ottaa päivän proaktiivisesti hallintaan. Sillä on aivan huikean suuri vaikutus aikaansaamiseen”, neuvoo Sammalisto.

Päivän tärkeimmät tehtävät kannattaa yleensä hoitaa heti aamulla, joka on useimmille tehokkainta työaikaa. Päivään kuuluu tietenkin myös reaktiivisia ja toissijaisia tehtäviä. Kun tärkeimmät työt on kuitenkin tehty ensin, siitä seuraa tunne, että on saanut jotain tärkeää aikaan ja että työ on ollut omassa hallinnassa. Tämä synnyttää autonomian tunnetta, mikä puolestaan lisää psykologista hyvinvointia ja vähentää stressiä.

3. Varo tehtävälistoja – ”time boxing” on ylivoimaisesti tehokkainta

Tehtävälistoista voi olla hyötyä, mutta kun tekemistä on paljon, niistä tulee helposti tekemättömien töiden hautausmaa. ”Tutkimusten mukaan ylivoimaisesti tehokkain ajanhallinta- ja tehokkuustekniikka on niin sanottu ’aikalaatikointi’ eli ’time boxing’”, Sammalisto kertoo. Siinä missä useimmat käyttävät kalenteria vain palaverien merkitsemiseen, aikalaatikoinnissa myös työtehtävät suunnitellaan aikavarauksiksi kalenteriin.

Sammalisto kertoo, että time boxing -menetelmän tehokkuus perustuu useisiin tekijöihin:

• Tehtävien merkitseminen kalenteriin pakottaa miettimään, milloin tehtävä tehdään ja paljonko aikaa se vie.
• Aikalaatikointi pakottaa priorisoimaan työviikkoa ajallisesti.
• Pitkien tehtävälistojen tutkimiseen ja järjestelyyn käytetty aika poistuu.

Kalenterisuunnittelusta kannattaa tehdä päivittäinen tapa. ”Käytän itse puolesta tunnista tuntiin joka päivä tulevien asioiden suunnitteluun. Mielestäni se on kaikkein parhaiten käytettyä aikaa”, Sammalisto kertoo.

4. Tee toistuvista tehtävistä rutiinit

”Yrittäjän on tärkeää tunnistaa toistuvat tärkeät asiat ja käyttää kalenteria niistä huolehtimiseen”, Sammalisto neuvoo.

Esimerkiksi laskujen lähettämiseen ja myyntityön tekemiseen kannattaa varata sopiva viikoittainen aika. Näin tärkeitä asioita hoidetaan säännöllisesti ja ajankäyttö tehostuu. Ja kun esimerkiksi asiakashankintaan on varattu säännöllinen aika, sitä ei tarvitse murehtia muina aikoina.

5. Keskeytysten hallinta on erittäin tärkeää – oikeissa kohdissa

Useimmat ymmärtävät keskeytysten haitallisen vaikutuksen. Tutkimusten mukaan keskeytyksen jälkeen voi kulua jopa 20 minuuttia, ennen kuin keskittyminen ja työteho palaavat keskeytystä edeltävälle tasolle.

Sammalisto kuitenkin korostaa, että tämän ”aikasakon” pituus riippuu keskeytyneen tehtävän vaativuudesta. Jos on vaikkapa lukemassa sähköposteja, keskeytyksestä voi palautua sekunneissa. Mutta jos tehdään jotain vaativampaa, vaikkapa luetaan monimutkaista sopimusluonnosta, voi keskeytyksestä toipumiseen mennä 20 minuuttia. Niinpä kolme keskeytystä voi muuttaa tunnin tehtävän kahden tunnin työksi, ja laatukin todennäköisesti kärsii. Ja koska keskittymistä vaaditaan yleensä juuri tärkeimmissä tehtävissä, vaikutus työtehoon on tuhoisa.

”Hyvä nyrkkisääntö on, että jos tehtävän tekeminen kestää yli 30 minuuttia, sitä kannattaa varjella keskeytyksiltä”, Sammalisto neuvoo. Sen voi tehdä esimerkiksi laittamalla puhelimen ja viestimet äänettömälle ja menemällä rauhalliseen paikkaan.

6. Valitse oikea viestintäväline eri tilanteissa

”Oikeanlaisen viestintävälineen valitsemiseen kiinnitetään aivan liian vähän huomiota”, sanoo Sammalisto. Hän muistuttaa, että eri viestintävälineiden tehossa on suuria eroja. Tutkimusten mukaan eleet ja ilmeet välittävät noin puolet viestinnän informaatiosta ja äänenkäyttöön liittyvät seikat noin 40 prosenttia. Sanavalinnoille jää vain noin kymmenen prosentin osuus.

Tapaamisissa ja palavereissa on käytössä viestinnän koko teho, mutta puheluissa se laskee jo puoleen. Tekstipohjaisissa viesteissä tehosta on jäljellä enää kymmenys, ja vastausviiveet poistavat vielä keskusteluelementinkin. Vaikka palaverit ovat tehokkaita, ne vievät toisaalta paljon aikaa. Jos niitä on liikaa, työt alkavat helposti venyä iltoihin ja viikonloppuihin.

Oleellista onkin pyrkiä valitsemaan sopivin viestintäväline eri tilanteisiin. ”Jos asia on tunnepitoinen tai siihen liittyy ideointia tai ongelmanratkaisua, se vaatii keskustelua puhelimessa tai palaverissa. Jos taas kyseessä on tiedonanto tai yksinkertainen kysymys, voi tekstipohjainen viestiminen olla täysin riittävä”, Sammalisto neuvoo. Hän itse käyttää paljon viestimien yhdistelyä niin, että monimutkaisesta asiasta käydään lyhyt puhelinkeskustelu ja sen jälkeen sovittu asia dokumentoidaan sähköpostilla.

Sammalisto kannustaa myös miettimään, mikä on sopiva vasteaika eri viestintävälineissä. Jos viesteihin yrittää vastata aina heti, se voi hajottaa päivää ja syödä paljon työtehoa.

7. Pyri tehostamaan palavereja

Jos yrittäjän työhön liittyy paljon palavereja, niitä kannattaa pyrkiä tehostamaan. Tähän on Sammaliston mukaan monia keinoja:

• Palaverille olisi hyvä olla selkeä asialista. Siinä on parasta käyttää kokonaisia lauseita eikä vain ranskalaisia viivoja. Tämä pakottaa järjestäjän miettimään, mitä oikeasti on tarpeen saada aikaan.
• Kun jokaiselle asialistan kohdalle arvioidaan tarvittava aika, palaverin kesto voidaan määrittää fiksusti. Älä varaa tuntia puolen tunnin palaveriin.
• Palaveri tehostuu, kun koollekutsuja aloittaa sen ja kertoo heti aluksi, mitä on tarkoitus saada aikaan.
• Kokouksesta olisi hyvä jäädä muistiinpanot, joissa määritellään selvästi, mitä sovittiin, kuka tekee ja mihin mennessä.

8. Muista, että itsestä ja läheisistä huolehtiminen on prioriteetti

Tärkeimpiä tehtäviä ovat ne, joiden vaikutus on suuri ja joita ei voi delegoida. Yrittäjän päivät venyvät helposti palkkatyötä pidemmiksi. On kuitenkin tärkeää muistaa, että kukaan ei voi liikkua, nukkua tai syödä terveellisesti puolestasi. Et voi delegoida hyvänä vanhempana, puolisona tai ystävänä olemista.

Elämän merkityksellisimmille asioille kannattaa siis varata runsaasti aikaa, eikä siitä pidä tuntea syyllisyyttä – pikemminkin ylpeyttä. Kun työtehon kasvattaminen vapauttaa aikaa ja voimia, ne kannattaa myös käyttää hyvin. ”Yllättävän pienillä arjen tapojen muutoksilla voi olla erittäin suuri vaikutus tuottavuuteen ja onnellisuuteen”, toteaa Sammalisto.

Omia toimintatapoja muutettaessa tarvitaan kuitenkin kärsivällisyyttä ja armollisuutta. Sammalisto muistuttaa, että tutkimusten mukaan uuden tavan luominen kestää noin kaksi kuukautta, eikä juuri kukaan onnistu siinä ensi yrittämällä. Matkan varrella todennäköisesti ”retkahtaa” useita kertoja. Siitä ei kannata lannistua.

”Uusien tapojen opettelu onnistuu jokaiselta. Tärkeintä on oikea asenne ja se, että uutta tapaa toistetaan riittävän usein ja tarpeeksi pitkään”, Sammalisto kannustaa.

Näin lisäät tehokkuuttasi

• Keskity tehtäviin, jotka ovat kaikkein tärkeimpiä ja tuovat eniten tuloksia. Hoida ne sitten erinomaisesti.
• Vähennä ja kevennä kaikkea toisarvoista tekemistä.
• Aloita päivä priorisoimalla omat työsi, ja hoida ensin tärkeimmät tehtävät.
• Käytä suunnitteluun ”aikalaatikointia”, jossa tehtävät merkitään aikavarauksiksi kalenteriin.
• Vältä keskeytyksiä, kun teet tärkeitä ja keskittymistä vaativia tehtäviä.
• Valitse oikea viestintäväline eri tilanteisiin.
• Pyri tehostamaan palavereita ja varo, ettet käytä niihin liikaa aikaa.
• Muista, että itsestä huolehtiminen on prioriteetti. Varaa aikaa hyvinvointiin, ihmissuhteisiin ja muihin elämän tärkeimpiin asioihin.
• Ole kärsivällinen, kun kehität uusia toimintatapoja. Muutos vaatii aikaa mutta kannattaa.