Näin voit nostaa työtehoa merkittävästi – ja lisätä kaikkien hyvinvointia

Fiksuilla työtavoilla voi saada merkittävästi enemmän aikaan – ja samalla lisätä työhyvinvointia. Oleellista on ymmärtää, mikä on aidon tehokkuuden salaisuus ja ydinresepti, ja millaisilla työtavoilla sitä tuetaan. Niiden myötä kaikki voivat nauttia enemmän työstään ja saada parempia tuloksia.

”Oikeanlaisilla työtavoilla voi saada huomattavasti enemmän aikaan, ja samalla ne vähentävät kiirettä ja stressiä”, sanoo työn tehokkuuden asiantuntija, filosofian tohtori Sampo Sammalisto. Hän on tietokirjailija, bloggari ja yritysvalmentaja, jonka ajanhallintakoulutuksiin on osallistunut yli 12 000 suomalaista.

Käymme Sammaliston kanssa läpi keskeisimpiä työn tehostamisen ja järkeistämisen menetelmiä. Mutta aivan ensiksi on tärkeää ymmärtää, mihin todellinen tehokkuus perustuu.

1. Tehokkuuden avain on 80/20-periaatteessa – kunhan sitä ei ymmärretä väärin

Tuottavuuden ja menestyksen ymmärtämisen avain löytyy niin sanotusta 80/20-periaatteesta. Sen mukaan vain 20 prosenttia työtehtävistä tuo yleensä noin 80 prosenttia tuloksista.

Tämä yksinkertainen totuus avaa oven uudenlaiseen maailmaan. Keskittymällä tärkeimpään 20 prosenttiin – niihin usein vaikeisiin, hankaliin ja pelottaviinkin asioihin, joita helposti lykätään – voi työn tuloksia kasvattaa merkittävästi. Ja samalla toisarvoisemmassa 80 prosentissa piilee lukemattomia mahdollisuuksia vapauttaa aikaa. Jos tehtävällä tai projektilla ei ole suurta arvoa, voiko sen tehdä myöhemmin, kevyemmin tai jättää kokonaan tekemättä?

Oleelliseen keskittymisessä on valtava voima, mutta siinä piilee myös vaara. Hyväksyykö asiakas 80 prosenttisen tuloksen ostamassaan tuotteessa tai palvelussa? Harvemmin. Uskotaanko tärkeimmät tehtävät sille, joka tekee ne 80 prosenttisesti? Tuskinpa. Mutkia ei pidä oikoa väärissä paikoissa.

Harvardin yliopistossa tutkittiin yli 5 000 ihmisen menestymistä työelämässä viiden vuoden ajan. Tuloksista kertovan kirjan Great at Work mukaan yksi toimintatapa selitti menestystä ylivoimaisesti eniten. Tutkijat tiivistivät sen muotoon ”Do less, then obsess” – eli tee vähemmän, mutta tee se sitten niin hyvin kuin osaat.

Näistä periaatteista muodostuu todellisen tehokkuuden ydinresepti: Yrityksen ja työntekijöiden tulee keskittyä aktiivisesti asioihin ja tehtäviin, jotka ovat kaikkein tärkeimpiä, ja hoitaa ne sitten hyvin. Samalla tulee vähentää ja keventää kaikkea toisarvoista tekemistä. Tällaisella reseptillä voidaan saada parempia tuloksia ja lisätä työhyvinvointia. Sammalisto kertoo useita käytännön menetelmiä, jotka auttavat tässä.

2. Näin työpäivä aloitetaan oikein: omien töiden priorisoinnilla

Yksi parhaista keinoista parantaa työtehoa on yksinkertainen: päivä kannattaa aloittaa suunnittelemalla oma aikataulu ja miettimällä omat prioriteetit. Tämä onnistuu jopa viidessä minuutissa, mutta vaikutus päivään voi olla mullistava.

”Useimmat ihmiset aloittavat päivän lukemalla sähköpostia. Silloin reagoidaan muiden prioriteetteihin”, Sammalisto toteaa. Jos työpäivän aloittaa reaktiivisessa mielentilassa, koko päivä lipsuu helposti toisten vaatimuksiin ja pyyntöihin reagoimiseen. Päivän päättyessä päällimmäinen tunne on hallinnan puute, ja päivä voi tuntua valuneen hukkaan.

”Kun tekee päivän aluksi oman suunnitelman ja miettii omat prioriteetit, ottaa päivän proaktiivisesti hallintaan. Sillä on aivan huikean suuri vaikutus aikaansaamiseen”, neuvoo Sammalisto.

Päivän tärkeimmät tehtävät kannattaa yleensä hoitaa heti aamulla, joka on useimmille tehokkainta työaikaa. Päivään kuuluu tietenkin myös reaktiivisia ja toissijaisia tehtäviä. Kun tärkeimmät työt on kuitenkin tehty ensin, siitä seuraa tunne, että on saanut jotain tärkeää aikaan ja että työ on ollut omassa hallinnassa. Tämä synnyttää autonomian tunnetta, mikä puolestaan lisää psykologista hyvinvointia ja vähentää stressiä.

3. Tehtävälistoja kannattaa varoa – ”time boxing” on ylivoimaisesti tehokkainta

Tehtävälistoista voi olla hyötyä, mutta kun tekemistä on paljon, niistä tulee helposti tekemättömien töiden hautausmaa. ”Tutkimusten mukaan ylivoimaisesti tehokkain ajanhallinta- ja tehokkuustekniikka on niin sanottu ’aikalaatikointi’ eli ’time boxing’”, Sammalisto kertoo.

Siinä missä useimmat käyttävät kalenteria vain palaverien merkitsemiseen, aikalaatikoinnissa myös työtehtävät suunnitellaan aikavarauksiksi kalenteriin.

Sammalisto kertoo, että time boxing -menetelmän toimivuus perustuu useisiin tekijöihin:

• Tehtävien merkitseminen kalenteriin pakottaa miettimään, milloin tehtävä tehdään ja paljonko aikaa se vie.
• Aikalaatikointi pakottaa priorisoimaan työviikkoa ajallisesti.
• Pitkien tehtävälistojen tutkimiseen ja järjestelyyn käytetty aika poistuu.
• Kalenterilla voi kommunikoida myös kollegoille, milloin ei ole saavutettavissa. Kaikkein tärkeimpien tehtävien suoritusajan voi merkitä kalenteriin varatuksi, jolloin muut eivät ajasta siihen palavereja. Vähemmän tärkeiden tehtävien hoitamisajan voi taas luokitella merkinnällä ”vapaa”, jolloin kalenterissa on joustavuutta.

Kalenterisuunnittelusta kannattaa tehdä päivittäinen tapa. ”Käytän itse puolesta tunnista tuntiin joka päivä tulevien asioiden suunnitteluun. Mielestäni se on kaikkein parhaiten käytettyä aikaa”, Sammalisto kertoo.

4. Keskeytysten hallinta on erittäin tärkeää – oikeissa kohdissa

Useimmat ymmärtävät keskeytysten haitallisen vaikutuksen. Tutkimusten mukaan keskeytyksen jälkeen voi kulua jopa 20 minuuttia, ennen kuin keskittyminen ja työteho palaavat keskeytystä edeltävälle tasolle.

Sammalisto kuitenkin korostaa, että tämän ”aikasakon” pituus riippuu keskeytyneen tehtävän vaativuudesta. Jos on esimerkiksi lukemassa sähköposteja, keskeytyksestä voi palautua sekunneissa. Mutta jos tehdään jotain vaativampaa, vaikkapa luetaan monimutkaista sopimusluonnosta, voi keskeytyksestä toipumiseen mennä 20 minuuttia. Niinpä kolme keskeytystä voi muuttaa tunnin tehtävän kahden tunnin työksi, ja laatukin todennäköisesti kärsii. Ja koska keskittymistä vaaditaan yleensä juuri tärkeimmissä ja tuottavimmissa tehtävissä, vaikutus työhön ja aikaansaamiseen on tuhoisa.

”Hyvä nyrkkisääntö on, että jos tehtävän tekeminen kestää yli 30 minuuttia, sitä kannattaa varjella keskeytyksiltä”, Sammalisto neuvoo. Sen voi tehdä esimerkiksi laittamalla puhelimen ja viestimet äänettömälle ja menemällä rauhalliseen paikkaan tai käyttämällä avokonttorissa kuulokkeita.

5. On tärkeää valita oikea viestintäväline

”Oikeanlaisen viestintävälineen valitsemiseen kiinnitetään aivan liian vähän huomiota”, sanoo Sammalisto. Hän muistuttaa, että eri viestintävälineiden tehossa on suuria eroja. Tutkimusten mukaan eleet ja ilmeet välittävät noin puolet viestinnän informaatiosta ja äänenkäyttöön liittyvät seikat noin 40 prosenttia. Sanavalinnoille jää vain noin kymmenen prosentin osuus.

Esimerkiksi palavereissa on käytössä viestinnän koko teho, mutta puheluissa se laskee jo puoleen. Tekstipohjaisissa viesteissä tehosta on jäljellä enää kymmenys, ja vastausviiveet poistavat vielä keskusteluelementinkin. Kolikon toisella puolella on ajankäyttö. Palaverit ovat tehokkaita, mutta ne vievät paljon aikaa. Jos niitä on liikaa, työt alkavat helposti venyä iltoihin ja viikonloppuihin, Sammalisto varoittaa.

Oleellista onkin pyrkiä valitsemaan sopivin viestintäväline eri tilanteisiin. ”Jos asia on tunnepitoinen tai siihen liittyy ideointia tai ongelmanratkaisua, se vaatii keskustelua puhelimessa tai palaverissa. Jos taas kyseessä on tiedonanto tai yksinkertainen kysymys, voi tekstipohjainen viestiminen olla täysin riittävä”, Sammalisto neuvoo. Hän itse käyttää paljon viestimien yhdistelyä niin, että monimutkaisesta asiasta käydään lyhyt puhelinkeskustelu ja sen jälkeen sovittu asia dokumentoidaan sähköpostilla.

Sammalisto kannustaa varsinkin suuria organisaatioita sopimaan myös viestintävälineiden suositelluista vasteajoista. ”Jos on vallalla sellainen kulttuuri, että viesteihin pitää vastata heti, se syö paljon työtehoa”, hän toteaa.

6. Näin tehostetaan kokouksia

”Varsinkin isoissa organisaatioissa käytetään paljon aikaa erilaisten kokousten pitämiseen. Se voi olla todella tärkeää, mutta jos kokoukset ovat tehottomia, käsissä on iso ongelma”, Sammalisto toteaa. Hän neuvoo pohtimaan tiimi- ja yksikkötasolla, miten kokouksia ja palavereja voidaan tehostaa ja kuinka paljon niitä kannattaa pitää.

Kokousten tehostamiseen on Sammaliston mukaan monia keinoja:

• Jokaisella kokouksella pitää olla selkeä asialista. Siinä kannattaa käyttää kokonaisia lauseita eikä vain ranskalaisia viivoja. Tämä pakottaa järjestäjän miettimään, mitä oikeasti on tarpeen saada aikaan.
• Kun jokaiselle asialistan kohdalle arvioidaan tarvittava aika, kokouksen kesto voidaan määrittää fiksusti. Ei kannata varata tuntia puolen tunnin kokoukseen.
• Palaveri tehostuu, kun koollekutsuja aloittaa sen ja kertoo heti aluksi, mitä on tarkoitus saada aikaan.
• Kokouksesta pitäisi jäädä muistiinpanot, joissa määritellään selvästi, mitä sovittiin, kuka tekee ja mihin mennessä. On tärkeää välttää passiivin käyttöä (”päätettiin, että tehdään asia X”), sillä se johtaa usein siihen, että kukaan ei ota asiasta vetovastuuta.

7. Hybridityöhön on tärkeää hakea oikea tasapaino

Sammaliston mukaan hybridityössä on vielä paljon harjoiteltavaa. Suurimpia haasteita on sopivan tasapainon löytäminen. Etätyö on erittäin tehokasta operatiivisissa tehtävissä tai työssä, jossa on selkeät tavoitteet. Siitä kuitenkin puuttuvat lähes kokonaan spontaanit kohtaamiset ja keskustelut, jotka ovat merkittävä ideoinnin ja ongelmanratkaisun väline. Yhteisten kahvihetkien tapaiset sosiaaliset kontaktit lisäävät myös työhyvinvointia ja yhteishenkeä.

”Useimmissa toimistotyön tehtävissä on hyvä, että toimistolla ollaan 2–3 päivää viikossa ja loput etänä”, Sammalisto kertoo. Työpaikalla oltaessa olisi tietysti tärkeää, että spontaaneja kohtaamisia pääsee syntymään. Joillain työpaikoilla onkin sovittu, että ne tiimit, jotka tekevät tiiviisti yhteistyötä, pyrkivät olemaan fyysisesti työpaikalla samoina päivinä.

Sammalisto kannustaa lähtemään liikkeelle pilottihankkeilla, joilla hybridityön toimivimpia malleja päästään hakemaan. ”Aina, kun puhutaan työtottumuksista ja ajoista, kannattaa olla todella varovainen sääntöjen laatimisessa. Kannattaa paremminkin mennä suosituslinjalla, sillä ihmisten työtehtävät, persoonallisuudet ja elämäntilanteet ovat erilaisia”, Sammalisto neuvoo.

8. Itsestä ja läheisistä huolehtiminen on prioriteetti

Tärkeimpiä tehtäviä ovat ne, joiden vaikutus on suuri ja joita ei voi delegoida. Kukaan ei voi liikkua, nukkua tai syödä terveellisesti toisen puolesta. Eikä ole mahdollista delegoida hyvänä puolisona, vanhempana tai ystävänä olemista. Kun fiksut työtavat vapauttavat aikaa ja voimia, ne kannattaa myös käyttää viisaasti.

”Yllättävän pienillä arjen tapojen muutoksilla voi olla erittäin suuri vaikutus tuottavuuteen ja onnellisuuteen”, Sammalisto toteaa. Hän kuitenkin muistuttaa, että fiksujen toimintatapojen luominen vaatii aikaa ja kärsivällisyyttä niin yksilöiden kuin organisaatioidenkin kohdalla. Tutkimusten mukaan uuden tavan luominen kestää noin kaksi kuukautta, eikä juuri kukaan onnistu siinä ensi yrittämällä.

”Uusien tapojen opettelu onnistuu jokaiselta. Tärkeintä on oikea asenne ja se, että uutta hyvää tapaa toistetaan riittävän usein ja tarpeeksi pitkään”, Sammalisto kannustaa.

Näin voit lisätä aikaansaamista ja työhyvinvointia

1. Yrityksen ja työntekijöiden tulee keskittyä asioihin ja tehtäviin, jotka ovat kaikkein tärkeimpiä – ja hoitaa ne sitten hyvin.
2. Kaikkea toisarvoista tekemistä tulee vähentää ja keventää.
3. Työpäivä kannattaa aloittaa priorisoimalla omat työt ja hoitamalla niistä ensin tärkeimmät.
4. Ajankäytön suunnitteluun kannattaa käyttää ”aikalaatikointia”, jossa tehtävät merkitään aikavarauksiksi kalenteriin.
5. Keskeytyksiä tulee välttää, kun tehdään keskittymistä vaativaa työtä.
6. On tärkeää valita sopiva viestintäväline eri tilanteisiin.
7. Palaverien määrää ja tehostamista kannattaa miettiä tiimi- ja yksikkötasolla.
8. Henkisestä ja fyysisestä hyvinvoinnista huolehtiminen on prioriteetti.