Bra att veta

Från våra kunder samlar vi bara in uppgifter som är tillbörliga och väsentliga med tanke på användningsändamålet med våra produkter och tjänster. Produktens eller tjänstens användningsändamål bestämmer vilka uppgifter om kunderna som samlas in vid respektive situation.

Vi kan samla in till exempel

• namn och personbeteckning för identifiering och individualisering
• kontaktuppgifter (adress, telefonnummer och e-postadress) för kontakttagande
• uppgifter för kundrelationen och dess skötsel (såsom ålder, modersmål, given kundrespons och kontakttaganden)
• inspelade kundsamtal
• uppgifter som hänför sig till köp av tjänster och produkter (såsom kontonummer och hälsoutredningar)
• uppgifter som behövs för att uppfylla skyldigheter som krävs enligt lagstiftningen (till exempel uppgifter som krävs enligt lagen om penningtvätt)
• uppgifter som gäller kundens val, såsom samtycken, begränsningar eller förbud som gäller användningen av personuppgifter

Vi har uppgjort datasekretessbeskrivningar över sparade personuppgifter vilka du kan bekanta dig närmare med i delen som handlar om datasekretessbeskrivningar eller på LokalTapiolas kontor.

Personuppgifter samlar vi i regel in direkt av våra kunder i samband med användning av produkter och tjänster, försäljning samt annan skötsel av ärenden. Vi får även uppgifter av kunderna i samband med att de deltar i kampanjer, enkäter och tävlingar.

Vi kan samla in och uppdatera kundernas uppgifter även från tredje parter på lagenliga grunder eller med stöd av kundens samtycke. Vi får uppgifter till exempel från myndigheternas register, kreditupplysningsregister, vårdinrättningar samt från posten och vi använder befolkningsdatasystemet för att säkerställa att uppgifterna är korrekta och tidsenliga. Dessutom kan vi få uppgifter av våra kunder från parter som kunden har befullmäktigat. Finns det lagenliga grunder för informationsåtkomst, kan vi utan kundens fullmakt samla in uppgifter om kunden från tredje parter till exempel från vårdinrättning, arbetsgivare eller ett annat försäkringsbolag.

Vi samlar personuppgifter för potentiella kunder till exempel i samband med tävlingar och lotterier.

Uppgifter om kunderna samlas också in med hjälp av cookies. För användning av cookies redogörs närmare i delen som gäller cookies.

Vi samlar in, förvarar och behandlar våra kunders personuppgifter bara för användningsändamål som fastställs på förhand. På basis av de uppgifter vi samlat in kan vi t.ex. reda ut hur vi kan erbjuda våra kunder den bästa möjliga betjäningen och ge våra kunder individualiserade produkter och tjänster. Vi använder personuppgifterna bl.a. för följande ändamål:

• vid erbjudande av produkter och tjänster
• vid förverkligande av avtalsskyldigheten
• vid identifikation och identifiering av kunden
• för kundbetjäning
• vid marknadsföring och opinionsundersökningar
• vid lotterier, tävlingar och liknande kampanjer för att möjliggöra deltagande och administrering av dem
• för affärsmässiga ändamål, t.ex. vid utveckling och förbättring av nya produkter och tjänster och för att upptäcka och undersöka eventuella missbruk samt vid intern kvalitetskontroll
• för att uppfylla juridiska skyldigheter och krav

Bolagen som ingår i LokalTapiola-gruppen kan hantera våra kunders personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning. Tillgång till personuppgifterna har dock bara de anställda vars arbetsuppgifter kräver hantering av personuppgifter.

LokalTapiola-gruppen överlåter uppgifter om kunden till utomstående endast med kundens uttryckliga samtycke eller till exempel till myndigheter på basis av lagstiftningen. Personuppgifter kan dessutom överlåtas till bland annat samarbetspartners som används för att producera och erbjuda tjänster.

I regel överför LokalTapiola-gruppen inte uppgifter till länder utanför EU eller EES. Om uppgifter överlåts till länder utanför EU eller EES ser LokalTapiola till att hanteringen av personuppgifter sker enligt det som förutsätts i lagstiftningen om datasekretess. Om LokalTapiola-gruppen överlåter personuppgifter till länder utanför EU eller EES är det endast till samarbetspartners vars pålitlighet LokalTapiola-gruppen förvissat sig om. Typiskt är att information kan överföras när våra samarbetspartners utvecklar eller reparerar system.

På grund av regleringen inom finansbranschen är utgångspunkten den att vi har skyldighet att förvara våra kunders uppgifter under hela kundrelationens giltighetstid och delvis även efter att kundrelationen upphört. Om det är nödvändigt att spara uppgifterna till exempel på grund av lagstadgade skyldigheter eller avtal, så är LokalTapiola skyldig att spara uppgifterna för ifrågavarande ändamål så länge som det finns behov. Verksamheten inom finansbranschen är till sin karaktär långsiktig och den tid uppgifterna sparas kan därmed vara mycket lång. Syftet med de långa tid som uppgifterna sparas är att trygga både kundernas och LokalTapiolas rättigheter.

Vi sparar inte sådana uppgifter som inte är nödvändiga för vår affärsverksamhet.

Vi spelar in telefonsamtal och chattdiskussioner som förs med kunderna för att utveckla kundbetjäningen. Dessutom spelar vi slumpvis in samtal kortvarigt i utbildningssyfte, för att säkerställa kvaliteten samt för att utveckla kundbetjäningen.

Syftet med inspelning av samtal är t.ex. att verifiera kommunikationen i anslutning till en skada eller ett skadefall. Det är både till kundens och till LokalTapiolas fördel, att händelsen i oklara fall i efterhand kan klargöras via inspelningen.

Samtalsinspelningar och chattdiskussioner omfattas av tystnadsplikten, vi kan inte lämna ut dessa till utomstående annat än i de situationer som föreskrivs i lag. Vi behandlar samtalsinspelningar med samma omsorgsfullhet som andra personuppgifter.

Vi använder nödvändiga och bästa tekniska och organisatoriska dataskyddsmetoder för att skydda personuppgifterna. Alla samarbetsparter som ansvarar för förvaring av personuppgifter inklusive deras system har auditerats eller granskats på annat sätt.

Personuppgifterna skyddas så att tillträde, överlåtelse, radering eller annan hantering av uppgiften är tillbörlig.

Skyddet av personuppgifterna säkerställs bland annat med brandmurar, krypteringsteknik och genom att säkerställa att apparatlokalerna är säkra samt med tillbörlig passagekontroll. Tillbörligt tillträde till personuppgifter säkerställs med en förvaltningsprocess för användarrättigheter och användarrätten baserar sig alltid på arbetsuppgiften och arbetsrollen.

Hanteringen av personuppgifterna övervakas bland annat med loggar. Logguppgifterna berättar vad, varför och när något har skett. Med uppgifterna utreds felsituationer, eller säkerställs att fel inte har uppstått och att den hanterade uppgiften är rätt. Personal som deltar i hanteringen av personuppgifter utbildas och får anvisningar regelbundet. Dessutom kontrolleras och auditeras underleverantörernas verksamhet regelbundet.