Beskrivning avhandlingarsoffentlighet
För att förverkliga offentlighetsprincipen upprätthåller LokalTapiola en beskrivning av sina datalager. Denna beskrivning kallas för beskrivning av handlingsoffentlighet. Syftet med beskrivningen är att hjälpa LokalTapiolas kunder när de vill göra en databegäran med anknytning till LokalTapiolas handlingar.
Datalager som beskrivs i beskrivningen av handlingsoffentlighet
Med datalager avses datamaterialets helhet, som behandlas med hjälp av datasystem eller manuellt. Beskrivningen av handlingsoffentligheten baserar sig på bestämmelserna i informationshanteringslagen (
De registrerades personuppgifter behandlas i enlighet med informationshanteringslagen, EU:s allmänna dataskyddsförordning, Finlands dataskyddslagstiftning, försäkringslagstiftning och andra bestämmelser som är tillämpliga i ärendet.
Användningssyfte
Uppgifterna i registret används inom LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag för försäkringshantering som baserar sig på lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar. Uppgifterna behövs för övergripande skötsel av försäkringsärenden, kundtjänst och -kommunikation samt uppfyllande av myndighetskrav.
Datamaterial
I datalagret lagras uppgifter som krävs av en försäkring i enlighet med lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar för riskbedömning, fastställande av försäkringspremien och skötseln av försäkringen.
Datamaterialet innehåller följande datagrupper:
basuppgifter om försäkringstagaren och -handläggaren
företagets faktiska förmånstagare, ägarförhållanden samt omsättning
Kontonummer
försäkringsansökningar
försäkringstagarens bransch
yrkeskategorier
löneuppgifter
försäkringens startdatum
arbetssäkerhetsuppgifter
kreditvärdighet
kundkontakternas anteckningar och handlingar, bland annat elektroniska meddelanden
nättjänstavtal och marknadsföringssamtycke
kundrespons
e-postmeddelanden och inspelningar och uppgifter om telefonsamtal.
Datamaterialet för faktureringen och indrivningen innehåller följande datagrupper:
basuppgifter om försäkringstagaren och betalaren
uppgifter om fastställande av premien
faktureringsuppgifter, bland annat belopp, förfallodatum, faktureringssätt, faktureringsnummer, nätfakturauppgifter
utmätningsuppgifter och andra uppgifter om extern indrivning
kundkontakternas anteckningar och handlingar
indrivningens status
redovisningssätt
konkurs- och saneringsuppgifter
kundrespons
e-postmeddelanden och inspelningar och uppgifter om telefonsamtal.
Datasystem
Datamaterialet för försäkringen, faktureringen och indrivningen är registrerade i olika system. Dessa är kundsystemet, anbudssystemet, systemet för hantering av kundrelationer, dokumenthanteringssystem, faktureringssystemet och indrivningssystemet samt nättjänsterna. Ytterligare datasystem som används är system som lagrar kundrespons och telefonsystem.
Att göra en begäran om information
Nyckelord med vilka uppgifter kan sökas är
FO-nummer
företagarens eller företagets namn
Personbeteckning
kundnummer
Försäkringsnummer
anbudsnummer
fakturanummer.
Försäkringstagaren eller en person som hen har befullmäktigat har tillgång till nättjänsten, där en kan kontrollera uppgifterna om försäkringen och fakturorna. Om den önskade handlingen inte finns i nättjänsten eller om nättjänsten inte är i bruk, kan du
Användningssyfte
Uppgifterna i registret används inom LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag för ersättningshantering som baserar sig på lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar. Uppgifterna behövs för övergripande skötsel av ersättningsärenden, kundtjänst och -kommunikation samt uppfyllande av myndighetskrav.
Datamaterial
Uppgifter om försäkringsincidentens kund
beskattningsinformation som tillämpas i förskottsinnehållningen.
Uppgifter om skadan/skadeincidenten
uppgifter som kunden har förmedlat om skadan/skadeincidenten
uppgifter som förmedlas av tredje parter och som behövs för handläggningen av skadeincidenten
försäkringshändelsenummer och datum för inledande av ärendet
period av arbetsoförmåga och invaliditetsgrad i procent.
Uppgifter om ersättningsavgörandet
uppgifter om ersättningsbarheten
ersättningens varaktighet
uppgifter om förhandsavgörande och avslaget.
Material som krävs för att fatta ett ersättningsbeslut
anmälan om olycksfall och yrkessjukdom
försäkringsintyg
ersättningsansökningar och följehandlingar
läkarutlåtanden med anknytning till hälsotillstånd
polisens utredningsprotokoll
sjukvårdsfakturor
undersöknings- och vårdordinationer
beskattnings- och löneberäkningar
beslut
utgiftsverifikat
andra handlingar med anknytning till ersättningshandläggningen.
Uppgifter om utbetalningen av ersättningen
ersättningsprestationens belopp
pensionsbelopp
besparingsprestationens belopp
förskottsinnehållningsbelopp
betalningsdatum.
Regressuppgifter
uppgifter med anknytning till återkravsuppgifter för utbetald prestation
uppgifter om återbetalaren
Uppgifter om kundkommunikationen
uppgifter om ersättningsbeslutet
uppgifter om anmälningar om pensioner och besparingsprestationer
uppgifter om webbmeddelanden
uppgifter om inspelade samtal.
Besvärsärenden
identifieringsuppgifter om besväret
identifieringsuppgifter om besvärsinstansens avgörande.
Datasystem
Datamaterialet som krävs i ersättningshanteringen har registrerats i olika system. Dessa är kundsystemet, ersättningssystem, dokumenthanteringssystem, pappersdokumentarkivet, indrivningssystemet samt nättjänsterna. Ytterligare datasystem som används är system som lagrar kundrespons och telefonsystem.
Att göra en begäran om information
Nyckelord med vilka uppgifter kan sökas är
FO-nummer
företagarens eller företagets namn
Personbeteckning
kundnummer
Försäkringsnummer
anbudsnummer
fakturanummer.
Försäkringstagaren eller en person som hen har befullmäktigat har tillgång till nättjänsten, där en kan kontrollera uppgifterna om försäkringen och fakturorna. Om den önskade handlingen inte finns tillgänglig i nättjänsten eller om nättjänsten inte är i bruk, kan begäran om information skicka via e-post till
Användningssyfte
Uppgifterna i registret används inom LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag för försäkringshantering som baserar sig på patientförsäkringslagen. Uppgifterna behövs för övergripande skötsel av försäkringsärenden, kundtjänst och -kommunikation samt uppfyllande av myndighetskrav.
Datamaterial
I datalagret lagras uppgifter som krävs av en försäkring i enlighet med patientförsäkringslagen för riskbedömning, fastställande av försäkringspremien och skötseln av försäkringen.
Datamaterialet innehåller följande datagrupper:
basuppgifter om försäkringstagaren och -handläggaren
företagets faktiska förmånstagare, ägarförhållanden samt omsättning
kontonummer
försäkringsansökningar
försäkringstagarens bransch
yrkesgrupp
åtgärdernas kvalitet och antal
arbetstid
Valviras registernummer
antal anställda
löneuppgifter
försäkringens startdatum
kreditvärdighet
kundkontakternas anteckningar och handlingar, bland annat elektroniska meddelanden
nättjänstavtal och marknadsföringssamtycke
kundrespons
e-postmeddelanden och inspelningar och uppgifter om telefonsamtal
Datamaterialet för faktureringen och indrivningen innehåller följande datagrupper:
basuppgifter om försäkringstagaren och betalaren
uppgifter om fastställande av premien
faktureringsuppgifter, bland annat belopp, förfallodatum, faktureringssätt, faktureringsnummer, nätfakturauppgifter
utmätningsuppgifter och andra uppgifter om extern indrivning
kundkontakternas anteckningar och handlingar
indrivningens status
redovisningssätt
konkurs- och saneringsuppgifter
kundrespons
e-postmeddelanden och inspelningar och uppgifter om telefonsamtal
Datasystem
Datamaterialet för försäkringen, faktureringen och indrivningen är registrerade i olika system. Dessa är kundsystemet, systemet för hantering av kundrelationer, dokumenthanteringssystem, faktureringssystemet och indrivningssystemet samt nättjänsterna. Ytterligare datasystem som används är system som lagrar kundrespons och telefonsystem.
Att göra en begäran om information
Nyckelord med vilka uppgifter kan sökas är
FO-nummer
företagarens eller företagets namn
personbeteckning
kundnummer
försäkringsnummer
fakturanummer.
Försäkringstagaren eller en person som hen har befullmäktigat har tillgång till nättjänsten, där en kan kontrollera uppgifterna om försäkringen och fakturorna. Om den önskade handlingen inte finns i nättjänsten eller om nättjänsten inte är i bruk,
Användningssyfte
Uppgifterna i registret används inom LokalTapiolas regionbolag samt LokalTapiolas Ömsesidiga Försäkringsbolag för försäkringshantering som baserar sig på skadeförsäkringsavtal. Uppgifterna behövs för övergripande skötsel av försäkringsärenden, kundtjänst och -kommunikation samt uppfyllande av myndighetskrav. Uppgifterna används även för marknadsföring av tjänsterna och produkterna och för uppföljning, analys och statistikföring av användningen samt för produkt- och tjänsteutveckling.
Datamaterial
I datalagret lagras uppgifter som krävs för handläggning av lagstadgad trafikförsäkring. Dessa är uppgifter om kunden och det försäkrade objektet för riskbedömning, fastställande av premien och handläggningen av försäkringen.
Datamaterialet innehåller följande datagrupper:
basuppgifter om försäkringstagaren och -handläggaren
Kontonummer
uppgifter om fordonet
försäkringens startdatum
kundkontakternas anteckningar och handlingar, bland annat elektroniska meddelanden
Marknadsföringstillstånd
kundrespons
e-postmeddelanden och inspelningar och uppgifter om telefonsamtal
Datamaterialet för faktureringen och indrivningen innehåller följande datagrupper:
basuppgifter om försäkringstagaren och betalaren
uppgifter om fastställande av premien
faktureringsuppgifter, bland annat belopp, förfallodatum, faktureringssätt, faktureringsnummer, nätfakturauppgifter
utmätningsuppgifter och andra uppgifter om extern indrivning
kundkontakternas anteckningar och handlingar
indrivningens status
redovisningssätt
kundrespons
e-postmeddelanden och inspelningar och uppgifter om telefonsamtal
Datasystem
Datamaterialet för försäkringen, faktureringen och indrivningen är registrerade i olika system. Dessa är kundsystemet, anbudssystemet, systemet för hantering av kundrelationer, dokumenthanteringssystem, faktureringssystemet och indrivningssystemet samt nättjänsterna. Ytterligare datasystem som används är system som lagrar kundrespons och telefonsystem.
Att göra en begäran om information
Nyckelord med vilka uppgifter kan sökas är
FO-nummer
företagarens eller företagets namn
personbeteckning
kundnummer
försäkringsnummer
anbudsnummer
fakturanummer.
Försäkringstagaren eller en person som hen har befullmäktigat har tillgång till nättjänsten, där en kan kontrollera uppgifterna om försäkringen och fakturorna. Om den önskade handlingen inte finns i nättjänsten eller om nättjänsten inte är i bruk,
Användningssyfte
Uppgifterna i registret används i datahanteringsenheterna för ersättningshandläggning som baserar sig på trafikförsäkringsavtal. Uppgifterna behövs för övergripande skötsel av ersättningsärenden, kundtjänst och -kommunikation samt uppfyllande av myndighetskrav. Uppgifterna används även för marknadsföring av tjänsterna och produkterna och för uppföljning, analys och statistikföring av användningen samt för produkt- och tjänsteutveckling.
Registrerade personuppgifter behandlas i enlighet med informationshanteringslagen, EU:s allmänna dataskyddsförordning, Finlands dataskyddslagstiftning, försäkringslagstiftning och andra bestämmelser som är tillämpliga i ärendet.
Datamaterial
Uppgifter om skadeärendets kund
kundens namn, personbeteckning, kontakt- och kontouppgifter
uppgift om personens intressebevakning
språk och medborgarskap
beskattningsinformation som tillämpas i förskottsinnehållningen.
Uppgifter om skadeincidenten
datum för inledande av ärendet
skadereferens eller -nummer
försäkringsnummer
Uppgifter som försäkringstagaren/fordonsförarens/den skadade/vittnet har uppgivit om skadeincidenten.
Uppgifter som myndigheterna/tredje parter meddelar som krävs för handläggning av skadeincidenten.
Uppgifter om ersättningavgörandet
uppgifter om ersättningsbarheten
material som krävs för att fatta ett ersättningsbeslut
skadeanmälan och följehandlingar
ersättningsansökningar och följehandlingar
medicinska handlingar
myndighetshandlingar
andra försäkringsbolags beslut
beskattnings- och löneberäkningar
skadeinspektionsuppgifter
uppgifter om undersökning av olycksplatsen
expertutlåtanden
fakturor
utgiftsverifikationer
andra handlingar med anknytning till ersättningshandläggningen.
Uppgifter om utbetalningen av ersättningen
ersättningsart
ersättningsbelopp och minskningar som ska dras av från det
förskottsinnehållningsbelopp
betalningsdatum
berättigad till ersättning
betalningsmottagaren och kontouppgift
period av arbetsoförmåga.
Regressuppgifter
återkravsuppgifter för utbetald prestation.
Uppgifter om kundkommunikationen
Uppgifter om ersättningsbeslutet
Uppgifter om webbmeddelanden
Uppgifter om e-postmeddelanden
Uppgifter om SMS
Uppgifter om inspelade samtal
Uppgifter om övrig kundkommunikation.
Begäran om utlåtande och besvärsärenden
kundens begäran om rättelse
kundens begäran om utlåtande
kundens väckning av talan
försäkringsbolagets begäran om utlåtande
utlåtande av nämnd som ger rekommendation om avgörande
domstolens avgörande.
Handlingar som används i ersättningshandläggningen lagras i följande arkiv:
det elektroniska dokumentsystemet
ersättningssystemet
kunddatasystemet
pappersdokumentarkivet.
Index och metadata
Skadehandlingar lagras med följande metadata
personbeteckning
namn
FO-nummer
unik pseudonymiserad kundidentifierare
skadereferens eller -nummer
försäkringsnummer
handlingstyp
registerkod
bolag som utfärdar försäkringen.
Begäran om information
Kunden har rätt att av LokalTapiola begära ut den information om sig själv som används i ersättningshandläggningen. I samband med varje begäran om information har LokalTapiola skyldighet att kontrollera kundens identitet innan informationen ges ut.
För att uppgifterna ska kunna hittas och levereras måste kunden uppge nödvändig information, såsom namn, adress, personbeteckning, skadenummer samt vilka uppgifter hen vill ha och för vilken period.
Vid trafikskadeärenden ska begäran om information skickas på följande sätt:
Begäran om information gällande personersättningar i trafiken: via e-post till
Begäran om information gällande ersättning för föremålsskador som inträffat i trafiken: Via LokalTapiolas nättjänst