Gå rakt till innehåll Gå rakt till sidfoten

Beskrivning av handlingars offentlighet

LokalTapiola upprätthåller en beskrivning av sina informationslager för att förverkliga offentlighetsprincipen. Denna beskrivning kallas beskrivning av handlingars offentlighet. Syftet med beskrivningen är att hjälpa LokalTapiolas kunder, när de vill begära uppgifter som gäller handlingar i LokalTapiola.

Informationslager som beskrivs i beskrivningen av handlingars offentlighet

Med informationslager avses en uppsättning informationsmaterial som hanteras med hjälp av informationssystemen eller manuellt. Beskrivningen av handlingars offentlighet baserar sig på bestämmelserna i informationshanteringslagen (Lag
om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019
).

Personuppgifterna för de registrerade behandlas enligt Informationshanteringslagen, EU:s allmänna dataskyddsförordning, dataskyddslagstiftningen i Finland, försäkringslagstiftningen och enligt andra bestämmelser som lämpar sig för ärendet.

Arbetsolycksfallsförsäkring

Användningsändamål

LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag använder uppgifterna i registret för försäkringshandläggning som baserar sig på skadeförsäkringsavtalen. Uppgifterna behövs för heltäckande hantering av försäkringsärenden, kundbetjäning och -kommunikation samt för att uppfylla myndighetskraven. Uppgifterna används också för marknadsföring och uppföljning av användningen av tjänster och produkter, för analys och statistikföring samt för produkt- och tjänsteutveckling.

Informationsmaterial

I informationslagret sparas de uppgifter som behövs för riskbedömning av försäkring, fastställande av premie och hantering av försäkring enligt lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar.

Informationsmaterialet innehåller följande kategorier:

  • grunduppgifter om försäkringstagare och förvaltare
  • företagets verkliga förmånstagare, ägarförhållanden och omsättning
  • kontonummer
  • försäkringsansökan
  • försäkringstagarens bransch
  • yrkesklasser
  • löneuppgifter
  • försäkringens begynnelsetid
  • uppgifter om arbetarskydd
  • kreditvärdering
  • anteckningar och handlingar om kundkontakter, bl.a. elektroniska meddelanden
  • nättjänstavtal och marknadsföringstillstånd
  • kundrespons
  • e-postmeddelanden och samtalsinspelningar och -information

Informationsmaterial om fakturering och indrivning innehåller följande kategorier:

  • grunduppgifter om försäkringstagare och betalare
  • uppgifter för fastställande av premie
  • faktureringsuppgifter, bl.a. belopp, förfallodag, faktureringssätt, fakturanummer, nätfakturauppgifter
  • utsökningsuppgifter och andra uppgifter om extern indrivning
  • anteckningar och handlingar om kundkontakter
  • indrivningens läge
  • redovisningssätt
  • konkurs- och saneringsuppgifter
  • kundrespons
  • e-postmeddelanden och samtalsinspelningar och -information.

Informationssystem

Informationsmaterial för försäkring, fakturering och indrivning är registrerade i olika system. Dessa är kundsystem, anbuds- och överföringssystem, förvaltningssystem för kundrelationer, dokumenthanteringssystem, faktureringssystem och indrivningssystem samt nättjänster. Utöver dessa informationssystem används inspelningssystem för kundrespons och telefonsystem.

Begäran om uppgifter

Stickord med vilka man kan söka uppgifter:

  • FO-nummer
  • företagarens eller företagets namn
  • personbeteckning
  • kundnummer
  • försäkringsnummer
  • anbudsnummer
  • fakturanummer.

Försäkringstagaren och personen som denne befullmäktigad har tillgång till nättjänsten där uppgifter om försäkringar och fakturor kan kontrolleras. Om önskat dokument inte finns tillgängligt i nättjänsten, kan du skicka en begäran om uppgifter med en kontaktbegäran.

Ersättning vid arbetsolycksfall

Användningsändamål

Informationshanteringsenheten använder uppgifterna i registret för ersättningshandläggning som baserar sig på skadeförsäkringsavtalen. Uppgifterna behövs för heltäckande hantering av ersättningsärenden, för kundbetjäning och -kommunikation samt för att uppfylla myndighetskraven. Uppgifterna används också för marknadsföring och uppföljning av användningen av tjänster och produkter, för analys och statistikföring samt för produkt- och tjänsteutveckling.

Informationsmaterial

Uppgifter om kunden

  • beskattningsuppgifter som används vid förskottsinnehållningen.

Uppgifter om skadan/skadefallet

  • de uppgifter som kunden anmält om skadan/skadefallet
  • uppgifter som tredje parter anmält, vilka är nödvändiga för handläggning av skadefall
  • nummer på försäkringsfall och datum för inträde av anhängighet
  • period av arbetsoförmåga och procent för invaliditetsgrad.

Uppgifter om ersättningsbeslut

  • uppgifter om ersättningsbarhet
  • ersättningens varaktighet
  • uppgifter om förhandsbeslut och avslag.

Material som behövs för att fatta ersättningsbeslut

  • anmälan om olycksfall/yrkessjukdom
  • försäkringsintyg
  • ersättningsansökan och bifogade handlingar
  • läkarutlåtanden i anslutning till hälsotillståndet
  • polisundersökningsprotokoll
  • fakturor för sjukvårdskostnader
  • undersöknings- och vårdordinationer
  • beskattnings- och löneberäkningar
  • beslut
  • verifikat över kostnader
  • övriga handlingar som gäller ersättningshandläggning.

Uppgifter om betald ersättning

  • beloppen av betalda ersättningar
  • pensionsbelopp
  • betalda sparbelopp
  • förskottsinnehållningsbelopp
  • betalningsdagar.

Regressuppgifter

  • uppgifter om återbetalning
  • uppgifter om återbetalare.

Uppgifter om kundkommunikation

  • uppgifter om ersättningsbeslut
  • uppgifter om anmälan om pensioner och betalning av sparbelopp
  • uppgifter om meddelanden i nättjänsten
  • uppgifter om inspelade samtal.

Besvärsärenden

  • specificeringsuppgifter om besvär
  • specificeringsuppgifter om besvärsinstansens beslut.

Informationssystem

Informationsmaterial som behövs i ersättningshandläggningen är registrerade i olika system. Dessa är kundsystem, ersättningssystem, dokumenthanteringssystem, arkiv i pappersform, indrivningssystem samt nättjänster. Utöver dessa informationssystem används inspelningssystem för kundrespons och telefonsystem.

Begäran om uppgifter

Stickord med vilka man kan söka uppgifter:

  • FO-nummer
  • företagarens eller företagets namn
  • personbeteckning
  • kundnummer
  • försäkringsnummer
  • anbudsnummer
  • fakturanummer.

Försäkringstagaren och personen som denne befullmäktigad har tillgång till nättjänsten där försäkrings- och fakturauppgifter kan kontrolleras. Om önskat dokument inte är tillgängligt i nättjänsten eller nättjänsten inte används, kan du skicka begäran om uppgifter per e-post på adressen yritysten.henkilovahingot(a)lahitapiola.fi.

Patientförsäkring

Användningsändamål

LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag använder uppgifterna i registret för försäkringshandläggning som baserar sig på skadeförsäkringsavtalen. Uppgifterna behövs för heltäckande handläggning av försäkringsärenden, kundbetjäning och -kommunikation samt för att uppfylla myndighetskraven. Uppgifterna används också för marknadsföring och uppföljning av användningen av tjänster och produkter, för analys och statistikföring samt för produkt- och tjänsteutveckling.

Informationsmaterial

I informationslagret sparas de uppgifter som enligt patientförsäkringslagen behövs för riskbedömning av försäkring, fastställande av premie och hantering av försäkring.

Informationsmaterialet innehåller följande kategorier:

  • grunduppgifter om försäkringstagare och förvaltare
  • företagets verkliga förmånstagare, ägarförhållanden och omsättning
  • kontonummer
  • försäkringsansökan
  • försäkringstagarens bransch
  • yrkesgrupper
  • åtgärdernas art och styckeantal
  • arbetstid
  • Valviras registernummer
  • personantal
  • löneuppgifter
  • försäkringens begynnelsetid
  • kreditvärdering
  • anteckningar och handlingar om kundkontakter, bl.a. elektroniska meddelanden
  • nättjänstavtal och marknadsföringstillstånd
  • kundrespons
  • e-postmeddelanden och samtalsinspelningar och -information.

Informationsmaterial om fakturering och indrivning innehåller följande kategorier:

  • grunduppgifter om försäkringstagare och betalare
  • uppgifter för fastställande av premie
  • faktureringsuppgifter, bl.a. belopp, förfallodag, faktureringssätt fakturanummer, nätfakturauppgifter
  • utsökningsuppgifter och andra uppgifter om extern indrivning
  • anteckningar och handlingar om kundkontakter
  • indrivningens läge
  • redovisningssätt
  • konkurs- och saneringsuppgifter
  • kundrespons
  • e-postmeddelanden och samtalsinspelningar och -information.

Informationssystem

Informationsmaterial för försäkring, fakturering och indrivning är registrerade i olika system. Dessa är kundsystem och förvaltningssystem för kundrelationer, dokumenthanteringssystem, faktureringssystem och indrivningssystem samt nättjänster. Utöver dessa informationssystem används inspelningssystem för kundrespons och telefonsystem.

Begäran om uppgifter

Stickord med vilka man kan söka uppgifter:

  • FO-nummer
  • företagarens eller företagets namn
  • personbeteckning
  • kundnummer
  • försäkringsnummer
  • fakturanummer.

Försäkringstagaren och personen som denne befullmäktigad har tillgång till nättjänsten där försäkrings- och fakturauppgifter kan kontrolleras. Om önskat dokument inte är tillgängligt i nättjänsten eller nättjänsten inte används, kan du skicka begäran om uppgifter med en kontaktbegäran.

Trafikförsäkring

Användningsändamål

LokalTapiola regionbolagen samt LokalTapiola Ömsesidigt Försäkringsbolag använder uppgifterna i registret för försäkringshandläggning som baserar sig på skadeförsäkringsavtalen. Uppgifterna behövs för heltäckande handläggning av försäkringsärenden, kundbetjäning och -kommunikation samt för att uppfylla myndighetskraven. Uppgifterna används också för marknadsföring och uppföljning av användningen av tjänster och produkter, för analys och statistikföring samt för produkt- och tjänsteutveckling.

Informationsmaterial

I informationslagret sparas de uppgifter som behövs för att handlägga den lagstadgade trafikförsäkringen. Dessa är uppgifter om kunden och försäkringsobjektet för riskbedömning, fastställande av försäkringspremie och hantering av försäkring.

Informationsmaterialet innehåller följande kategorier:

  • grunduppgifter om försäkringstagare och förvaltare
  • kontonummer
  • uppgifter om fordon
  • försäkringens begynnelsetid
  • anteckningar och handlingar om kundkontakter, bl.a. elektroniska meddelanden
  • marknadsföringstillstånd
  • kundrespons
  • e-postmeddelanden och samtalsinspelningar och -information.

Informationsmaterial om fakturering och indrivning innehåller följande kategorier:

  • grunduppgifter om försäkringstagare och betalare
  • uppgifter för fastställande av premie
  • faktureringsuppgifter, bl.a. belopp, förfallodag, faktureringssätt fakturanummer, nätfakturauppgifter
  • utsökningsuppgifter och andra uppgifter om extern indrivning
  • anteckningar och handlingar om kundkontakter
  • indrivningens läge
  • redovisningssätt.
  • kundrespons
  • e-postmeddelanden och samtalsinspelningar och -information.

Informationssystem

Informationsmaterial för försäkring, fakturering och indrivning är registrerade i olika system. Dessa är kundsystem, anbudssystem, förvaltningssystem för kundrelationer, dokumenthanteringssystem, faktureringssystem och indrivningssystem samt nättjänster. Utöver dessa informationssystem används inspelningssystem för kundrespons och telefonsystem.

Begäran om uppgifter

Stickord med vilka man kan söka uppgifter:

  • FO-nummer
  • företagarens eller företagets namn
  • personbeteckning
  • kundnummer
  • försäkringsnummer
  • anbudsnummer
  • fakturanummer.

Försäkringstagaren och personen som denne befullmäktigad har tillgång till nättjänsten där försäkrings- och fakturauppgifter kan kontrolleras. Om önskat dokument inte är tillgängligt i nättjänsten eller nättjänsten inte används, kan du skcika begäran om uppgifter med en kontaktbegäran.

Trafikförsäkringsersättningar

Användningsändamål

Informationshanteringsenheten använder uppgifterna i registret för ersättningshandläggning som baserar sig på trafikförsäkringsavtalen. Uppgifterna behövs för heltäckande handläggning av ersättningsärenden, kundbetjäning och -kommunikation, samt för att uppfylla myndighetskraven. Uppgifterna behövs för heltäckande hantering av ersättningsärenden, kundbetjäning och -kommunikation samt för att uppfylla myndighetskraven.

Personuppgifterna för de registrerade behandlas enligt informationshanteringslagen, EU:s allmänna dataskyddsförordning, dataskyddslagstiftningen i Finland, försäkringslagstiftningen och enligt andra bestämmelser som lämpar sig för ärendet.

Informationsmaterial

Uppgifter om kundens skadefall

  • kundens namn, personbeteckning, kontakt- och kontouppgifter
  • uppgifter gällande personens intressebevakning
  • språk och nationalitet
  • beskattningsuppgifter som används vid förskottsinnehållningen.

Uppgifter om skadefallet

  • datum för inträde av anhängighet
  • skadereferens eller -nummer
  • försäkringsnummer
  • uppgifter som försäkringstagaren/fordonsföraren/ skadelidanden/ vittnen meddelat om skadefallet.
  • uppgifter som myndigheterna/tredje parter meddelat vilka är nödvändiga för handläggningen av skadefallet.

Uppgifter om ersättningsbeslut

  • uppgifter om ersättningsbarhet
  • material för att fatta ersättningsbeslut
  • skadeanmälan och bifogade handlingar
  • ersättningsansökan och bifogade dokument
  • medicinska handlingar
  • myndighetshandlingar
  • beslut av andra försäkringsbolag
  • beskattnings- och löneberäkningar.
  • skadegranskningsuppgifter
  • uppgifter om skadeplatsutredning
  • sakkunnigutlåtanden
  • fakturor
  • verifikat över kostnader.
  • övriga handlingar som gäller ersättningshandläggningen.

Uppgifter om betald ersättning

  • ersättningsslag
  • ersättningsbeloppet och dess avdrag
  • förskottsinnehållningsbelopp
  • betalningsdag
  • ersättningsberättigad
  • betalningsmottagare och kontouppgifter
  • period av arbetsoförmåga.

Regressuppgifter

  • uppgifter om återbetalning.

Uppgifter om kundkommunikation

  • uppgifter om ersättningsbeslutet
  • uppgifter om meddelanden i nättjänsten
  • e-postuppgifter
  • sms-uppgifter
  • uppgifter om inspelade samtal
  • uppgifter om övrig kundkommunikation.

Begäran om utlåtande och besvärsärenden

  • kundens omprövningsbegäran
  • kundens begäran om utlåtande
  • kundens käromål
  • försäkringsbolagets begäran om utlåtande
  • utlåtande av en nämnd som ger rekommendationer om avgörande
  • domstolsbeslut.

Informationssystem

Handlingar som använts i ersättningshandläggningen förvaras i följande arkiv:

  • elektroniskt dokumentsystem
  • ersättningssystem
  • kunddatasystem
  • arkiv i pappersform.

Index och metadata

Skadehandlingarna sparas med följande metadata

  • personbeteckning
  • namn
  • FO-nummer
  • individuell pseudonymiserad kundidentifikation
  • skadereferens eller -nummer
  • försäkringsnummer
  • typ av handling
  • registernummer
  • försäkringsgivarbolag.

Begäran om uppgifter

Kunden har rätt att från LokalTapiola begära de uppgifter som används om kunden i ersättningshandläggningen. Vid varje begäran om uppgifter är LokalTapiola skyldig att identifiera kunden före uppgifterna utlämnas.

Kunden ska meddela uppgifter som är nödvändiga för sökning och leverans av uppgifterna såsom namn, personbeteckning, skadenummer samt vilka uppgifter man önskar få och för vilken tid.

Vänligen skicka begäran om uppgifter som gäller trafikskadeärenden enligt följande:
Begäran om uppgifter som gäller personersättningar i trafik: per e-post lhk@lahitapiola.fi eller per post till adressen LokalTapiola-gruppen, Ersättningstjänsten för personskador i trafik, PB 35, 02010 LOKALTAPIOLA.

Begäran om uppgifter som gäller sakersättningar i trafik: Via LokalTapiolas nättjänst www.lahitapiola.fi, per e-post yksityisajoneuvokorvaukset@lahitapiola.fi eller per post till adressen LokalTapiola, Mf-egendomsersättning, PB 33, 02010 LOKALTAPIOLA.

Som alternativ kan begäran om uppgifter också göras på LokalTapiolas webbplats med blanketten för begäran om uppgifter. Begäran om uppgifter kan också framställas personligen på LokalTapiolas kontor. Med stöd av begäran om uppgifter har kunden rätt att se sina uppgifter på LokalTapiolas kontor och att på begäran få kopior av dem. Vi skickar uppgifterna till kunden per post eller ger kunden möjlighet att se uppgifterna på ett avtalat kontor under en avtalad tidpunk.

Begäran om uppgifter kan också framställas personligen på LokalTapiolas kontor. Med stöd av begäran om uppgifter har kunden rätt att se sina uppgifter på LokalTapiolas kontor och att på begäran få kopior av dem. Vi skickar uppgifterna till kunden per post eller ger kunden möjlighet att se uppgifterna på ett avtalat kontor under en avtalad tidpunkt.