Hyvä tietää

Keräämme asiakkailtamme vain tuotteen ja palvelujen käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia ja olennaisia tietoja. Tuotteen tai palvelun käyttötarkoitus määrittää sen, minkälaista tietoa asiakkaista keräämme missäkin tilanteessa.

Voimme kerätä esimerkiksi

• nimen ja henkilötunnuksen tunnistamista ja yksilöintiä varten
• yhteystiedot (osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen) yhteydenottoa varten
• asiakassuhteeseen ja sen hoitamiseen liittyviä tietoja (kuten iän, äidinkielen, tehdyt asiakaspalautteet sekä yhteydenotot)
• tallennetut asiakaspuhelut
• palveluiden ja tuotteiden ostamiseen liittyviä tietoja (kuten tilinumeron ja terveysselvitykset)
• lainsäädäntövelvoitteen täyttämiseen vaadittavia tietoja (esimerkiksi rahanpesulain edellyttämät tiedot)
• asiakkaan tekemiä valintoja koskevia tietoja, kuten henkilötietojen käyttöä koskevia suostumuksia, rajoituksia tai kieltoja

Tallennetuista henkilötiedoista olemme laatineet tietosuojaselosteet, joihin voi tarkemmin tutustua tietosuojaselosteita koskevassa osiossa tai LähiTapiolan toimipaikoissa (https://www.lahitapiola.fi/henkilo/asiakaspalvelu/yhteystiedot).

Keräämme henkilötietoja pääasiassa tuotteiden ja palveluiden käytön, myynnin sekä muun asioinnin yhteydessä suoraan asiakkailtamme. Saamme asiakkaistamme tietoja myös heidän osallistuessaan kampanjoihin, kyselyihin tai kilpailuihin.

Voimme kerätä ja päivittää asiakkaidemme tietoja myös kolmansilta osapuolilta laillisella perusteella tai asiakkaan suostumuksen nojalla. Saamme tietoja esimerkiksi viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä, luottotietorekisteristä, hoitolaitoksilta sekä postilta, ja käytämme väestötietojärjestelmää tietojen oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi. Tämän lisäksi voimme saada asiakkaistamme tietoja heidän valtuuttamiltaan tahoilta. Jos tiedonsaannille on laillinen peruste, voimme kerätä asiakasta koskevia tietoja ilman asiakkaan valtuutusta kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi hoitolaitokselta, työnantajalta tai toiselta vakuutusyhtiöltä.

Keräämme potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja esimerkiksi kilpailujen ja arvontojen yhteydessä.Asiakkaita koskevia tietoja kerätään myös evästeiden avulla. Evästeiden käytöstä kerrotaan tarkemmin evästeitä koskevassa osiossa.

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Keräämiemme tietojen perusteella voimme esimerkiksi selvittää, miten voimme tarjota asiakkaillemme parasta mahdollista palvelua ja toimittaa asiakkaillemme yksilöityjä tuotteita ja palveluita. Käytämme henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseen
• sopimusvelvoitteidemme toteuttamiseen
• asiakkaan yksilöimiseen ja tunnistamiseen
• asiakaspalveluun
• markkinointiin ja mielipidetutkimuksiin
• arvontoihin, kilpailuihin tai vastaavanlaisiin kampanjoihin osallistumisen mahdollistamiseen ja näiden hallinnointiin
• liiketoiminnallisiin tarkoituksiin, esimerkiksi uusien tuotteiden tai palveluiden kehittämiseen ja parantamiseen, mahdollisten väärinkäytösten havainnointiin ja tutkintaan sekä sisäiseen laadunvarmistukseen
• oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttämiseen

LähiTapiola-ryhmään kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä asiakkaidemme henkilötietoja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietoihin on kuitenkin pääsy vain niillä työntekijöillä, joiden työtehtävät vaativat henkilötietojen käsittelyä.

LähiTapiola-ryhmä luovuttaa asiakasta koskevia tietoja sivullisille vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lainsäännöksen perusteella esimerkiksi veroviranomaisille. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa palvelujen tuottamisessa tai tarjoamisessa käytettäville yhteistyökumppaneille.

LähiTapiola-ryhmä ei pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos tietoja siirretään EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle, LähiTapiola huolehtii siitä, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tällöinkin kaikilta osin tietosuojalainsäädännön edellyttämää tasoa. LähiTapiola-ryhmä siirtää henkilötietoja EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle ainoastaan sellaisille kumppaneille, joiden luotettavuuden LähiTapiola-ryhmä on varmistanut. Tyypillisesti tietoja voidaan siirtää järjestelmiä kehitettäessä tai niitä korjattaessa kumppaneidemme toimesta.

Finanssialan sääntelystä johtuen olemme lähtökohtaisesti velvollisia säilyttämään asiakkaidemme tietoja koko asiakassuhteen voimassaoloajan ja osittain vielä asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Jos tietojen säilytys on välttämätöntä esimerkiksi lakisääteisen velvollisuuden tai sopimuksen takia, LähiTapiolalla on velvollisuus säilyttää tiedot kyseistä tarkoitusta varten niin kauan kuin on tarpeen. Finanssialan toiminta on luonteeltaan pitkäaikaista ja säilytysajat ovat tästä johtuen hyvin pitkäkestoisia. Säilytysaikojen tarkoituksena on turvata sekä asiakkaiden että LähiTapiolan oikeudet.

Emme säilytä sellaisia henkilötietoja, jotka eivät ole tarpeellisia liiketoimintamme kannalta.

Tallennamme asiakkaiden kanssa käytäviä puheluita ja chat-keskusteluita asioinnin todentamiseksi. Lisäksi tallennamme satunnaisesti puheluita lyhytaikaisesti koulutuskäyttöön, laadunvarmistukseen sekä asiakaspalvelun kehittämiseksi.

Puheluiden tallentamisen tarkoituksena on esimerkiksi vahinko tai varainhoitotapahtumaan liittyvän viestinnän todentaminen. On sekä asiakkaan että LähiTapiolan etujen mukaista, että tapahtuma voidaan epäselvissä tapauksissa jälkikäteen selvittää tallenteelta.

Puhelutallenteet ja chat-viestit kuuluvat vaitiolovelvollisuuden piiriin, emmekä luovuta niitä ulkopuolisille muutoin, kuin lain sallimissa tilanteissa. Käsittelemme puhelutallenteita samalla huolellisuudella kuin muitakin henkilötietoja.

Käytämme tarpeellisia ja parhaiden käytäntöjen mukaisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi. Kaikki henkilötietojen säilytyksestä vastaavat yhteistyökumppanit järjestelmineen on auditoitu tai muuten tarkastettu.

Henkilötiedot suojataan niin, että tietoihin pääsy, luovuttaminen, hävittäminen tai muu käsittely on asianmukaista.

Henkilötietojen suojaus varmistetaan muun muassa palomuurein, erilaisin salaustekniikoin sekä varmistamalla laitetilojen turvallisuus ja asianmukainen kulunvalvonta. Asianmukainen henkilötietoihin pääsy varmistetaan käyttöoikeuksien hallintaprosesseilla ja käyttöoikeus perustuu aina työtehtävään ja työrooliin.

Henkilötietojen käsittelyä valvotaan muun muassa lokituksin. Lokitiedot kertovat, mitä, miksi ja milloin jotakin tapahtui. Tiedoilla selvitetään virhetilanteita, tai varmistetaan, että virheitä ei ole syntynyt ja käsitelty tieto on oikeaa. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan säännöllisesti. Lisäksi alihankkijoiden toimintaa tarkastetaan ja auditoidaan tarpeen vaatiessa.