Asiakirjajulkisuuskuvaus
LähiTapiola ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta tietovarannoistaan. Tätä kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuuskuvaukseksi. Kuvauksen tarkoituksena on auttaa LähiTapiolan asiakkaita silloin, kun he haluavat tehdä LähiTapiolan asiakirjoihin kohdistuvan tietopyynnön.
Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvatut tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan tietoaineistojen kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Asiakirjajulkisuuskuvaus perustuu tiedonhallintalain (
Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään Tiedonhallintalain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Suomen tietosuojalainsäädännön, vakuutuslainsäädännön ja muiden asiaan soveltuvien säännösten mukaisesti.
Käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiössä työtapaturma- ja ammattitautilakiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen.
Tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan työtapaturma- ja ammattitautilain mukaisen vakuutuksen tarvitsemat tiedot riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä ja vakuutuksen hoitoa varten.
Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
yrityksen tosialliset edunsaajat, omistussuhteet sekä liikevaihto
tilinumero
vakuutushakemukset
vakuutuksenottajan toimiala
ammattiluokat
palkkatiedot
vakuutuksen alkamisaika
työturvallisuustiedot
luottoluokitus
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
verkkopalvelusopimus ja markkinointilupa
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
maksun määräämisen tiedot
laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
perinnän tila
tilitystapa
konkurssi- ja saneeraustiedot
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Tietojärjestelmät
Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, tarjous- ja siirtojärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.
Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
y-tunnus
yrittäjän tai yrityksen nimi
henkilötunnus
asiakasnumero
vakuutusnumero
tarjousnumero
laskunumero.
Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Jos verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä,
Käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiössä työtapaturma- ja ammattitautilakiin perustuvaan korvauskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan korvausasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen.
Tietoaineistot
Vakuutustapahtuman asiakkaan tiedot
ennakonpidätyksessä käytettävät verotustiedot.
Vahingon/vahinkotapahtuman tiedot
asiakkaan vahingosta/vahinkotapahtumasta ilmoittamat tiedot
kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman käsittelyyn tarvittavat tiedot
vakuutustapahtumanumero ja vireilletulopäivämäärä
työkyvyttömyysaika ja haitta-asteprosentti.
Korvausratkaisun tiedot
korvattavuuden tiedot
korvauksen kesto
ennakkoratkaisun ja hylkäyksen tiedot.
Korvauspäätöksen tekemiseen tarvittavat aineistot
tapaturma- ja ammattitauti-ilmoitus
vakuutustodistus
korvaushakemukset ja liiteasiakirjat
terveydentilaan liittyvät lääkärinlausunnot
poliisitutkintapöytäkirjat
sairaanhoitolaskut
tutkimus- ja hoitomääräykset
verotus- ja palkkalaskelmat
päätökset
kulutositteet
muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat.
Korvaussuorituksen tiedot
korvaussuorituksen määrät
eläkkeiden määrät
säästösuorituksien määrät
ennakonpidätyksen määrät
maksupäivämäärät.
Regressitiedot
maksetun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot
takaisinmaksajan tiedot
Asiakasviestinnän tiedot
korvauspäätöksen tiedot
eläkkeiden ja säästösuorituksien ilmoituksien tiedot
verkkoviestien tiedot
puhelintallenteiden tiedot.
Valitusasiat
valituksen yksilöintitiedot
muutoksenhakuelimen ratkaisun yksilöintitiedot.
Tietojärjestelmät
Korvauskäsittelyssä tarvittavat tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, korvausjärjestelmät, asiakirjahallintajärjestelmät, paperiasiakirja-arkisto, perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.
Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
y-tunnus
yrittäjän tai yrityksen nimi
henkilötunnus
asiakasnumero
vakuutusnumero
tarjousnumero
laskunumero.
Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen yritysten.henkilovahingot@lahitapiola.fi.
Käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiössä potilasvakuutuslakiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen.
Tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan potilasvakuutuslain mukaisen vakuutuksen tarvitsemat tiedot riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä ja vakuutuksen hoitoa varten.
Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
yrityksen tosialliset edunsaajat, omistussuhteet sekä liikevaihto
tilinumero
vakuutushakemukset
vakuutuksenottajan toimiala
ammattiryhmät
toimenpiteiden laatu ja kappalemäärät
työaika
Valviran rekisterinumero
henkilölukumäärä
palkkatiedot
vakuutuksen alkamisaika
luottoluokitus
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
verkkopalvelusopimus ja markkinointilupa
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja –tiedot.
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
maksun määräämisen tiedot
laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
perinnän tila
tilitystapa
konkurssi- ja saneeraustiedot
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja –tiedot.
Tietojärjestelmät
Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.
Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
y-tunnus
yrittäjän tai yrityksen nimi
henkilötunnus
asiakasnumero
vakuutusnumero
laskunumero.
Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä,
Käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään LähiTapiolan alueyhtiöissä sekä LähiTapiolan Keskinäisessä Vakuutusyhtiössä vahinkovakuutussopimuksiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Tietoaineistot
Tietovarantoon tallennetaan lakisääteisen liikennevakuuttamisen hoitamista varten tarvittavat tiedot. Näitä ovat tiedot asiakkaasta ja vakuutettavasta kohteesta riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä sekä vakuutuksen hoitoa varten.
Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
tilinumero
ajoneuvon tiedot
vakuutuksen alkamisaika
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
markkinointilupa
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:
vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
maksun määräämisen tiedot
laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
perinnän tila
tilitystapa
asiakaspalautteet
sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.
Tietojärjestelmät
Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, tarjousjärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.
Tietopyynnön tekeminen
Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat
y-tunnus
yrittäjän tai yrityksen nimi
henkilötunnus
asiakasnumero
vakuutusnumero
tarjousnumero
laskunumero.
Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä,
Käyttötarkoitus
Rekisterissä olevia tietoja käytetään tiedonhallintayksiköissä liikennevakuutussopimuksiin perustuvaan korvauskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan korvausasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin sekä niiden käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään tiedonhallintalain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Suomen tietosuojalainsäädännön, vakuutuslainsäädännön ja muiden asiaan soveltuvien säännösten mukaisesti.
Tietoaineistot
Vahinkotapahtuman asiakkaan tiedot
asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteys- ja tilitiedot
henkilön edunvalvontaa koskeva tieto
kieli ja kansalaisuus
ennakonpidätyksessä käytettävät verotustiedot.
Vahinkotapahtuman tiedot
vireilletulopäivämäärä
vahinkoviite tai –numero
vakuutusnumero
vakuutuksenottajan/ajoneuvon kuljettajan/vahinkoa kärsineen/todistajan vahinkotapahtumasta ilmoittamat tiedot.
viranomaisten/kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman käsittelyyn tarvittavat tiedot.
Korvausratkaisun tiedot
korvattavuuden tiedot
korvauspäätöksen tekemiseen tarvittavat aineistot
vahinkoilmoitus ja liiteasiakirjat
korvaushakemukset ja liiteasiakirjat
lääketieteelliset asiakirjat
viranomaisasiakirjat
muiden vakuutusyhtiöiden päätökset
verotus- ja palkkalaskelmat.
vahinkotarkastustiedot
vahinkopaikkatutkimuksen tiedot
asiantuntijalausunnot
laskut
kulutositteet.
muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat.
Korvaussuorituksen tiedot
korvauslaji
korvauksen määrä ja siitä tehtävät vähennykset
ennakonpidätyksen määrä
maksupäivämäärä
korvaukseen oikeutettu
maksun saaja ja tilitieto
työkyvyttömyysaika.
Regressitiedot
maksetun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot.
Asiakasviestinnän tiedot
korvauspäätöksen tiedot
verkkoviestien tiedot
sähköpostien tiedot
tekstiviestien tiedot
puhelintallenteiden tiedot
muun asiakasviestinnän tiedot.
Lausuntopyyntö ja valitusasiat
asiakkaan oikaisupyyntö
asiakkaan lausuntopyyntö
asiakkaan kanne
vakuutusyhtiön lausuntopyyntö
ratkaisusuosituksia antavan lautakunnan lausunto
tuomioistuimen ratkaisu.
Korvauskäsittelyssä käytettäviä asiakirjoja säilytetään seuraavissa arkistoissa:
sähköinen asiakirjajärjestelmä
korvausjärjestelmä
asiakastietojärjestelmä
paperiasiakirja-arkisto.
Indeksit ja metatiedot
Vahinkoasiakirjat tallennetaan seuraavilla metatiedoilla
henkilötunnus
nimi
Y-tunnus
yksilöivä pseudonymisoitu asiakastunniste
vahinkoviite tai –numero
vakuutusnumero
asiakirjatyyppi
rekisteritunnus
vakuutuksenantajayhtiö.
Tietopyynnöt
Asiakkaalla on oikeus pyytää itseään koskevat korvauskäsittelyssä käytetyt tiedot LähiTapiolalta. Jokaisen tietopyynnön yhteydessä LähiTapiolalla on velvollisuus tarkastaa asiakkaan henkilöllisyys ennen tietojen antamista.
Asiakkaan on ilmoitettava tietojen etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset tiedot kuten nimi, osoite, henkilötunnus, vahinkonumero sekä mitä tietoja halutaan toimitettavaksi ja miltä ajalta.
Tietopyyntö pyydetään lähettämään liikennevahinkoasiassa seuraavasti:
Liikenteen henkilökorvauksia koskevat tietopyynnöt: sähköpostitse lhk@lahitapiola.fi tai postitse osoitteeseen LähiTapiola-ryhmä, Liikenteen henkilökorvauspalvelut, PL 35, 02010 LÄHITAPIOLA.
Liikenteen esinekorvauksia koskevat tietopyynnöt: LähiTapiolan verkkopalvelun kautta www.lahitapiola.fi, sähköpostitse yksityisajoneuvokorvaukset@lahitapiola.fi tai postitse osoitteeseen LähiTapiola, Ma-omaisuuskorvaus, PL 33, 02010 LÄHITAPIOLA.