Esihenkilö: Myös etätöissä syntyy konflikteja – puutu asioihin ajoissa, mutta varo kuuntelemasta liikaa

Työyhteisöissä syntyy ristiriitoja pelkästään jo siksi, että ihmiset ovat erilaisia ja asioita katsotaan eri näkökulmista. Ristiriidat aiheuttavat tunteita, eikä niitä kannata pelätä, vaan oppia keinot ratkaista ristiriitoja tehokkaasti, muistuttaa työyhteisösovittelija Eeva Jaakonmäki.

Etätyöpäivinä saatetaan hypätä kiireisesti Teams-palaverista toiseen. Kollegan harmittomaksi tarkoitettu heitto voi kuitenkin nostattaa pintaan ärtymyksen, josta ei ennätä sanoa mitään, kun palaveriaika jo loppuu. ”Enpä näe häntä kuitenkaan, kun teen töitä vain kotona”, ajattelee moni.

- Tosi asiassa puolihuolimattomat heitot ja se, ettei mieltä kaivaviin asioihin puututa, vaikka pitäisi, alkavat vaikuttaa työyhteisön ilmapiiriin, toteaa työyhteisösovittelija ja business coach Eeva Jaakonmäki.

Jaakonmäki kehottaa esihenkilöitä olemaan erityisen tarkkana ja kuulostelemaan tiimiä herkällä korvalla etätöissä. On helppo vetäytyä omaan poteroonsa suljetun kameran taakse. On myös helppo olla sanomatta omaa eriävää mielipidettä, mikä aiheuttaa lopulta sen, että asia saa suuremmat mittasuhteet kuin pitäisi ja lopulta yksi alkaa etääntyä muusta porukasta.

- Pinnan alla kytevät asiat pitäisi selvittää, jotta tiedämme, onko jotakin sellaista, johon pitäisi puuttua heti. Tunteet ja asenteet vaikuttavat kaikkiin valintoihimme ja sitä kautta meidän aikaansaamiin tuloksiin, muistuttaa Jaakonmäki.

Täyttymättömät perustarpeet ovatkin monen asian taustalla

Jos työkaveri käyttäytyy kummallisesti, saattaa käytöksen syy olla tosi asiassa joku ihan muu kuin käsillä oleva asia. Konfliktit johtuvat usein tunteista, ja toisaalta tunteiden taustalla ja syynä ovat tyypillisesti täyttymättömät perustarpeemme. Konflikteja voi harvoin ratkaista pelkällä järjellä ja logiikalla.

- Aina on katsottava käytöksen taakse, mitä siellä on. Usein negatiivinen käytös johtuu huonosta olosta. Jokainen haluaa esimerkiksi tulla nähdyksi, huomatuksi ja ymmärretyksi. Kaipaamme myös arvostusta sekä sitä, että meitä kohdellaan reilusti. Jos koemme epäoikeudenmukaisuutta, meissä aktivoituvat samat kehon alueet kuin fyysistä kipua tuntiessamme, Jaakonmäki selittää.

Kaikesta huolimatta tilanne voi joskus kärjistyä

Työyhteisöjen konflikteissa menetetään ennen kaikkea työaikaa, ihmisten hyvinvointia ja rahaa. Esihenkilöiden olisi tärkeää pitää tuntosarvet pystyssä ja kuulostella, miten tiimi toimii ja onko ihmisillä hyvä fiilis. Jaakonmäki muistuttaa, että aina on parasta yrittää ennakoida ja puuttua ennaltaehkäisevästi asioihin. Yksi vihoviimeinen merkki pitkään jatkuneesta huonosta tilanteesta on sairauspoissaolot, mutta niin pitkälle tilanteiden ei kannata antaa mennä.

Konfliktin hallinnassa esihenkilön rooli on tärkeää ja se, että hän uskaltaa sanoa ääneen ”nyt täällä on jotain.” Pahinta on, että ajatellaan aikuisten ihmisten osaavan selvittää asiansa itse. Niin tapahtuu hyvin harvoin.

- Harvoin asiat ratkeavat itsestään, vaan saattavat päinvastoin saada liian isot mittasuhteet. Tällöin myös ristiriidan alkulähde voi jäädä tunnistamatta. Tärkeintä on puuttua asioihin mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Toisaalta esihenkilön on myös kysyttävä, olenko itse osa konfliktia, toteaa kehityspäällikkö Marja Salminen, joka on erikoistunut LähiTapiola-ryhmän esihenkilöiden osaamisen kehittämiseen.

Esihenkilön ei pidä kuunnella liikaa

Jos kaikesta huolimatta työyhteisössä syntyy konflikti, pitäisi esihenkilön havahtua ja priorisoida sen ratkaisulle aikaa. On parempi siivota kalenterista muut asiat ja käyttää heti aikaa sen ratkaisemiseen.

Esihenkilön tehtävänä on kuunnella molempia osapuolia riittävästi. Jaakonmäki varoittaa kuitenkin siitä, mihin moni saattaa huomaamattaan syyllistyä: liialliseen kuunteluun. Jos on persoonana hyvin herkästi muita kuunteleva, on vaarana, että lopulta ikään kuin kuuntelemalla pahentaakin itse tilannetta.

- Jos osapuolet valittavat vuorollaan esihenkilölle ja asiaa vellotaan monta viikkoa, on toiminta pakko puhaltaa poikki jossain vaiheessa. Liiallisella kuuntelulla esihenkilö ikään kuin vahingossa heittää bensaa konfliktin liekkeihin. Liiallinen vellominen ei ratkaise asiaa, vaan on parempi kutsua molemmat paikalle kertomaan oma näkemyksensä. Silloin esihenkilön kannattaa pitää mielessä, ettei tunteita pidä pelätä. On hyvä myös tiedostaa omat tunteensa ja olla tarkkana, ettei sekoita esimerkiksi omaa ärsytystään tilanteeseen, Jaakonmäki sanoo.

Vaali ja rakenna psykologista turvallisuutta

Työyhteisöissä syntyy konflikteja, koska emme muista ihmisten erilaisuutta ja erilaista tapaa suhtautua asioihin. Jos emme tunne toistemme erilaisia toimintatapoja tai niitä ei tuoda esille, syyllistymme helposti ajattelemaan toisessa olevan vikaa, koska hän tekee asiat eri tavalla.

- Näistä on tärkeää puhua. On myös tärkeää tuntea työkaverinsa hieman pintaa syvemmin, kertoo Salminen.

Ne tiimit kukoistavat, joiden jäsenillä on turvallinen ilmapiiri. Silloin uskalletaan heittää hassujakin ideoita, olla kriittisiä ja ylipäätään olla jotakin mieltä. Myös tehokkuus kasvaa. Vapaamuotoiset hetket lähentävät tiimejä, koska niissä opimme tuntemaan toisemme paremmin. Sen vuoksi myös etätöissä olisi hyvä muistaa esimerkiksi pitää virtuaalisia juhlia ja iloita yhdessä onnistumisista.

- Pystymme helpommin myös vaihtamaan omaa näkökulmaamme, jos meillä on luottavainen ja turvallinen tunne. Silloin uskallamme ottaa tilaa oppimiselle ja kohtaamiselle. Psykologinen turvallisuus on todella tärkeää myös etätyöskentelyssä, Jaakonmäki summaa.

Esihenkilön muistilista konfliktien kohtaamiseen:

1. Ota aikaa ja priorisoi ristiriitojen ratkaiseminen, koska lopulta heti aluksi asiaan keskittyminen vie vähiten aikaa.
2. Älä pelkää tunteita. Pystyt auttamaan muita paremmin, kun et anna muiden tunteiden vaikuttaa omaan mieleesi.
3. Molempien osapuolten kuuntelu on keskeistä. On tärkeää, että hankalassa tilanteessa ihminen tulee nähdyksi ja kuulluksi. Parasta on, että molemmat osapuolet kertovat toisilleen ajatuksensa.
4. Pyydä osapuolia miettimään omia ratkaisuehdotuksia ja sitä, mitä toivovat toisiltaan ja mitä ovat itse valmiita tekemään.

Vinkit antoi työyhteisösovittelija ja kehityspäällikkö Marja Salminen, joka työskentelee LähiTapiola-ryhmässä esihenkilöiden osaamisen kehittäjänä. Lue Marjan blogikirjoitus etätyön konflikteista ja kolmesta tasosta, joita pitäisi kuljettaa vuorovaikutuksessa mukana.

Ratkaisukeskeinen työyhteisösovittelu pähkinänkuoressa:

• Tavoitteena on sopu ja työrauha: ei etsitä syyllisiä, voittajia tai häviäjiä.
• Tarkoituksena lisätä dialogia ja saada ihmiset puhumaan toisilleen. Kun katsoo asiaa hetken toisen näkökulmasta, ymmärrys lisääntyy.
• Osapuolet ovat itse vastuussa konfliktin ratkaisusta, sovittelijan rooli on vain ohjata vuorovaikutusta.
• Sovittelijan puolueettomuus on tärkeää.