Työpsykologi: Keskustelua pitäisi harjoitella työpaikoilla hyvinä aikoina

Poikkeusolot ovat tuoneet paljon haasteita työpaikoille. Toimiva ja hyvinvoiva työyhteisö syntyy muun muassa psykologisesta turvallisuudesta, mielentämisen keinoista, keskustelutaidoista sekä hyvästä johtamisesta. Työpsykologi Ilona Rauhala kehottaa harjoittelemaan keskustelutaitoja jo hyvinä aikoina.

Joissakin työpaikoissa on ilmapiiri, jossa mokaamista ei katsota hyvällä. Toisissa taas hullutellaan ja heittäydytään epämukavuusalueen ulkopuolelle ja mokaamista ajatellaan lahjana. Erilaiset ilmapiirit liittyvät psykologiseen turvallisuuteen.

- Psykologinen turvallisuus käsitteenä liittyy ilmapiiriin ja arvostavuuteen ja tarkoittaa ihmisten kokemusta siitä, millaista työpaikalla on. Siihen kuuluu muun muassa kokemus ryhmään kuulumisesta, oppimiseen uskaltamisesta ja tunteesta, uskaltaako itsensä laittaa likoon. Myös erilaisuuden hyväksyminen liittyy vahvasti psykologiseen turvallisuuteen. Eli tiivistetysti käsite tarkoittaa sitä, mitä tapahtuu, jos teen virheen, kertoo työpsykologi Ilona Rauhala.

Turvalliseen ja hyvään ilmapiiriin kytkeytyy vahvasti se, miten työpaikoilla pystytään ottaman vaikeita asioita puheeksi.

- Puhuminen vaikeista asioista on vaikeaa, eivätkä ne muutu helpoiksi puhumalla. Mutta niistä on helpompi puhua, kun sitä on harjoiteltu etukäteen, toteaa Tokmanni Groupin HR-johtaja Sirpa Huuskonen.

Koronapandemia on tuonut aktiivisen ja läpinäkyvämmän viestinnän entistä merkityksellisemmäksi organisaatioissa.

- Vuorovaikutteisuus on korostunut. Mitä enemmän onnistumme viestimään sitä, että kaikki viestivät ja yhdessä selviämme tästä, sitä todennäköisemmin onnistumme. Meillä esimerkiksi johtajat ovat menneet epämukavuusalueensa ulkopuolelle ja tehneet videoita sisäiseen viestintään. Olemme avanneet myös päivystävän kyselykanavan, jonne tulleisiin kysymyksiin vastaamme vuorokauden kuluessa, kuvailee Huuskonen.

Etätyöskentely tuo uusi haasteita johtamiseen

Etätyöskentely haastaa johtamista monella tavalla. Esimerkiksi Tokmannilla esihenkilöitä on ohjeistettu olemaan tiimiinsä yhteydessä tavallista useammin. Etäpalavereissa rohkaistaan pitämään kameraa päällä ja jätetään tilaa myös muulle kuin työaiheiselle keskustelulle. Rennot iltapäiväkahvipalaverit ovat olleet Tokmannilla toimivia yhteisöllisyyttä rakentavia hetkiä.

- Olemme pyrkineet lisäämään vuorovaikutusta. Olemme myös tehneet pieniä asioita, jotka ovat tuoneet henkilöstölle merkityksellisyyden tunteen. Esimerkiksi kiitimme yllättäen suklaalevyllä henkilöstöä hyvästä työpanoksesta, Huuskonen toteaa.

Vallitseva poikkeustilanne tuo oman lisänsä työyhteisöissä hankaliin asioihin. Niiden käsittelyä voi ja täytyy harjoitella. Monessa organisaatiossa esimiehiä valmennetaan siihen, miten vaikeista asioista voi puhua arvostavasti ja toista kunnioittaen ilman henkilökohtaisuuksiin menemistä.

- Vaikeista tilanteista puhumista voi verrata uimataitoon. Auttavalla uimataidolla pärjää, mutta harjoittelemalla se paranee. Kaikilla meillä on erilaiset keskustelutaidot jo pelkästään siksi, että jokaisen koti- tai opiskelutausta on hyvin erilainen. Siksi on hyvä, että keskustelutaitoja treenataan työpaikoilla.

Digitaalisuuden lisääntyminen ei suinkaan vähennä tarvetta keskustelulle. On tärkeää, että työpaikoilla sanotetaan arvot ja yhteiset pelisäännöt.

- Silloin vaikeistakin asioista puhuminen on helpompaa. On helppo toimia, kun asiat menevät putkeen, mutta tämänkaltaiset asiat korostuvat nimenomaan silloin, kun kaikki ei mene putkeen, Huuskonen sanoo.

Palaute on tärkeää

Etätyöskentelyssä palautteen antaminen on haastavaa, koska toisen ilmeitä tai tunnetilaa ei voi aistia.

- Palautteen saaminen omalta esimieheltä vahvistaa itsetuntoa, jaksamista ja arvostuksen tunnetta. Valmentava ja kannustava johtamisote edesauttaa sitä, että ihmiset sitoutuvat ja toimivat oma-aloitteisesti, Huuskonen kertoo.

Suomessa elää vanhahko käsitys, että kehut ylpistäisivät. Rauhala kumoaa väitteen ja pohtii samalla, tarvitaanko työyhteisöissä kielteistä palautetta lainkaan.

- Parhaillaan tehdään tutkimusta, onko kriittisellä palautteella mitään funktiota kehittymisessä. Kaikissa tilanteissa virhettä ei tarvitse tuoda lainkaan esille, sillä näemme yleensä itsekin, menikö joku asia putkeen. Mielestäni kriittistäkin palautetta tarvitaan, mutta se täytyy antaa oikealla tavalla ilman toisen lannistamista.

Rakentavaa palautetta antaessa kannattaa Rauhalan mukaan pitää mielessä sääntö 3-5:1. Sitä noudattamalla toisen minäkäsitys säilyy eheänä ja itseään arvostavana.

- Toiselle tulisi kertoa kolmesta viiteen positiivista asiaa yhtä rakentavaa asiaa kohden. Näin kuulijalle jää positiivinen fiilis, Rauhala ohjeistaa.

Mielentäminen yksi tärkeä keino

Mielentämisellä tarkoitetaan taitoa tunnistaa omat tunteet ja niiden vaikutukset sekä kykyä samanaikaisesti ymmärtää ja kuulostella toista osapuolta. Työyhteisöissä yksi keskustelutaidon kulmakivistä on virittäytyä toisen kanssa samalle taajuudelle.

- Jos on heikko mielentämisen kyky, ei osaa havaita, onko toisen tunnetila esimerkiksi kyllästynyt vai innostunut. Moniin vuorovaikutustilanteisiin vaikuttavat useat asiat, Rauhala toteaa.

Jokaisella meillä on ikään kuin turvahälytysjärjestelmä skannaamassa omaa turvallisuuden tunnettamme.

- Turvallisuuden kokemus syntyy siitä, miten minut kohdataan eri tilanteissa. Jo pelkästään hymyilyllä on iso vaikutus toiseen. Totinen kasvo tulkitaan usein vihaiseksi. On tärkeää myös miettiä sitä, millaisena itse näyttäytyy muille ja millaisia signaaleja antaa, Rauhala sanoo.

- Se, miten kohtelemme toinen toisiamme ja ennen kaikkea, miten puhumme toisistamme selän takana ja kasvokkain, on tärkeää. Jo pelkästään omat ajatuksemme vaikuttavat käyttäytymiseemme, Rauhala sanoo.

- On tärkeää hahmottaa jokaisen työntekijän oma vastuu ilmapiirin luomisessa. Jokaisen olisi hyvä pohtia, mitä minä tuon työyhteisööni, Huuskonen toteaa.

Työpsykologi Ilona Rauhala ja Tokmanni Groupin HR-johtaja Sirpa Huuskonen osallistuivat LähiTapiolan toimiva ja turvallinen työyhteisö -webinaariin 20.10.2020. Katso tallenne tästä.