Fem tips för chefer: Så här gör du det lättare för teamet om en teammedlem är länge ur spel

När en medlem av arbetsgemenskapen är sjukledig länge påverkar frånvaron kollegerna på många sätt. Frånvaron blir mer konkret om man arbetar fysiskt nära varandra än om man arbetar på distans.

- Det sägs att en arbetstagares frånvaro kostar cirka 350 euro per dygn. Men frånvaro har även många andra effekter utöver kostnaderna, säger LokalTapiolas affärsverksamhetsdirektör Kaisa Höijer.

Chefen har en viktig roll när det gäller att fördela den sjuklediga teammedlemmens arbete. Idealläget är att man förberett sig på sjukledigheten och att vikariatet är klart.

Det är dock sällan man förberett sig på långa sjukledigheter som börjar plötsligt. För att underlätta situationen är det bra om kompetensen i arbetsgemenskapen är jämnt fördelad och att det alltid finns minst två personer som är insatta i varandras arbeten och projekt.

- Chefen borde berätta öppet vad som händer med den sjuklediges arbetsuppgifter. Även information om hur länge frånvaron förväntas räcka kan göra att teammedlemmarna tar den avvikande situationen bättre.

Man borde diskutera öppet om hur arbetet fördelas. Särskilt i specialistorganisationer kan det vara svårt att direkt låta en annan person ta över uppgifterna. Beslutar man sig för en vikarie måste de andra se till att sätta in vikarien i uppgiften. Rätt ofta kan det vara svårt att få en vikarie.

- Det kan kännas tungt för de andra i teamet att sköta den sjukledigas arbeten och då kan det ofrivilligt uppstå negativa känslor mot personen, säger Höijer.

- I vissa fall kan det även vara bra att berätta ifall man avtalat om särskilda arbetsarrangemang med personen.

Utöver belastningen från den sjukledigas arbeten så kan teammedlemmarna även vara oroliga över hur kollegan mår. Om de andra inte vet varför kollegan är frånvarande kan de till exempel oroa sig över hur allvarlig sjukdom kollegan har. Ibland tycker den sjuklediga att det är lättare om de andra vet orsaken till frånvaron.

- Är arbetet rättvist fördelat, när börjar kollegan åter arbeta eller kommer hen överhuvudtaget tillbaka är frågor som teammedlemmarna funderar på, säger Höijer.

Det kan vara lättare att klara sig igenom avvikande situationer om samtalskulturen är öppen och alla respekterar och lyssnar på varandra.

- Man borde öppet kunna diskutera saker som är störande och belastande. Om det tidigare funnits utmaningar vad gäller teamdynamiken så kan utmaningarna öka ytterligare vid tråkiga situationer. Däremot kan läget till och med förbättras om man tillsammans klarar av att minska osäkerheten och lösa den utmanande situationen.

Arbetsgemenskapen och att känna att man hör till den är viktiga delar av livet. En teammedlem som måste vara borta från arbetsgemenskapen på grund av en lång sjukledighet står inför en ny situation. Det är viktigt att arbetsplatsen håller en tillräcklig kontakt med teammedlemmen under frånvaron, då är det även lättare för personen att återgå till arbetet när hen tillfrisknat.

- Den sjuklediga måste på ett lämpligt sätt få känna att hen fortfarande är en del av arbetsgemenskapen. Det lönar sig att fråga den sjuklediga hur mycket kontakt hen vill hålla med sina kolleger. Om den sjuklediga känner ångest eller skäms över att kollegerna måste sköta hens arbeten är det bra att erbjuda personen stöd via till exempel företagshälsovården.

När en teammedlem som varit sjukledig länge åter börjar arbeta kan det vara på sin plats med en introduktion. Många saker har kanske ändrat under sjukledigheten. Här kan du läsa mer om att omforma arbetet.

- Det lönar sig att diskutera med företagshälsovården om personen först borde arbeta deltid. Chefen bör öppet gå igenom vad som ändrat och vad teammedlemmen borde sätta sig in i. I början är det bra att ha tillräckligt med tid till introduktionen och att lära sig arbetet på nytt.

Ett bra chefsarbete förebygger inte allvarliga sjukdomar men ett bra chefsarbete är särskilt viktigt när det gäller att förebygga psykiska sjukdomar.

- En närvarande chef lyssnar och visar uppskattning samt ger och tar respons. Hen har en betydande roll i att skapa en bra och öppen samtalskultur och måste även våga ingripa i missförhållanden. Chefen måste förstå människornas utvecklingsmöjligheter och se dem som en viktig faktor i organisationens framgång, säger Höijer.