Förvaltningssystem

I LokalTapiola avses med intern kontroll bolagens alla interna åtgärder genom vilka man strävar efter att säkerställa att de uppställda målen uppnås och att affärsverksamheten är så störningsfri som möjligt. Intern kontroll är en del av ledningen av affärsverksamheten och den verkställs på alla organisationsnivåer. Organisationsstrukturen och chefsverksamheten bildar grunden för intern kontroll. Intern kontroll omfattar även outsourcade funktioner.

I policyn för intern kontroll, som bolagens styrelser godkänt, beskrivs de allmänna principerna, som ska iakttas som permanenta anvisningar då den interna kontrollen för LokalTapiola-gruppen och alla dess bolag ordnas. LokalTapiola-gruppen verkar inom finansbranschen som regleras strikt, vilket förutsätter att vår verksamhet är tillförlitlig och transparent samt att den interna kontrollen verkställs omsorgsfullt. I policyn fastställs ansvaren och rollerna för verkställandet av intern kontroll. Bolagens styrelser har helhetsansvaret för att ordna intern kontroll.

Med compliance avses iakttagande av lagar, förordningar, myndighetsbestämmelser, uppförandekoder för branschen och goda finanssed samt iakttagande av bolagsgruppens och bolagets interna anvisningar. Compliancefunktionen hjälper bolagen att iaktta dessa skyldigheter samt främjar och säkerställer att compliance beaktas i all verksamhet. Compliance är en central faktor när det gäller upprätthållande av bolagsgruppens goda företagsbild och den främjar för sin del LokalTapiola-gruppens ansvarsfulla företagsbild och -kultur. Compliancefunktionen är en del av LokalTapiola-gruppens interna kontroll där utgångspunkten är att iaktta myndighetsbestämmelserna samt den allmänna bästa praxisen inom intern kontroll. Compliancefunktionens målsättning är att stöda affärsverksamheten speciellt i hanteringen av juridiska risker och compliancerisker samt att övervaka och rapportera dem till styrelsen och ledningen.

LokalTapiola Skadebolagets styrelse har godkänt principerna för LokalTapiola-gruppens compliancefunktion att iakttas i hela bolagsgruppen. Principerna har även behandlats och godkänts separat av styrelserna för de övriga försäkringsbolagen som hör till LokalTapiola-gruppen.

Med riskhanteringen i LokalTapiola förbereder man sig, inom ramen för riskvilligheten, på hot och möjligheter som beror på förändrade externa och interna omständigheter så att de strategiska och verksamhetsmässiga målsättningarna uppnås. Riskhanteringen är en process som omfattar identifiering av risker, planering och förverkligande av riskhanteringsåtgärder samt en kontinuerlig förbättring av verksamheten.

LokalTapiolas risker klassificeras på den övre nivån i ekonomiska och operativa risker samt i risker som gäller verksamhetsmiljön och strategin. För alla dessa har fastställts egna riskhanteringsprocesser som iakttas i bolagen. På grund av den ömsesidiga bolagsformen betonas solvenshanteringens betydelse som en del av LokalTapiolas riskhantering. Målet med solvenshanteringen är att gruppen och dess bolag ska ha tillräckligt med solvenskapital för att uppfylla sina skyldigheter med beaktande av förutsedda och oförutsedda förluster.

Aktuariefunktionen är en operativ helhet som sköter sina lagstadgade uppgifter. Ansvarig matematikers uppgifter har beskrivits i försäkringsbolagslagen. Många av aktuariefunktionens uppgifter är enhetliga med uppgifterna för den ansvariga försäkringsmatematikern så Aktuarietjänsterna för Skadeförsäkring och Aktuariefunktionen för Skadeförsäkring är på många sätt sammanfallande. För att sköta aktuariefunktionens uppgifter i gruppens skadeförsäkringsbolag har utsetts följande organisationer och personer i Aktuarietjänsterna för Skadeförsäkringen:

En person i Aktuariefunktionen för Skadeförsäkring har utsetts som ansvarig försäkringsmatematiker. LokalTapiolas regionbolag outsourcar sina aktuariefunktioner och den ansvariga försäkringsmatematikern och köper dessa tjänster av Aktuarietjänster för Skadeförsäkring. Livbolaget har en egen aktuariefunktion och bolagets aktuariedirektör verkar som dess chef. En person i Livbolagets Aktuariefunktion har utsetts som ansvarig försäkringsmatematiker. Aktuariefunktionen är en operativ helhet som sköter sina lagstadgade uppgifter. Ansvarig matematiker sköter uppgifterna som stadgas för denne i lagen.

LokalTapiola-gruppens interna revision är en funktion som svarar för en oberoende och objektiv bedömning och säkerställande av affärsverksamheten i bolagsgruppen. Verksamhetsprinciper för intern revision har fastställts i arbetsordningen som styrelserna godkänt. Den interna revisionen stöder bolagen och deras ledning i verkställandet av övervakningsskyldigheten genom att bedöma läget för affärsfunktionernas interna kontroll samt genom att för ledningen producera information och förslag på åtgärder för att effektivera kontrollen. Den interna revisionen rapporterar regelbundet om sin verksamhet bl.a. till gransknings- och riskhanteringsutskottet för Skade- och Livbolagets styrelse och till styrelserna för gruppens bolag. Den interna revisionen verkar administrativt i chefdirektörens organisation.