Juristens tips för tillväxtföretagare: Lita inte enbart på din avtalspartners jurist - Undvik dessa vanliga fallgropar vid ingående av avtal

Bra hantering av avtalsrisker är en central garanti för företagens konkurrensförmåga. Ett avtal som glömts i brådskan eller formulerats dåligt kan som värst stjälpa hela affärsverksamheten och leda till konkurs. När arbetet är hektiskt, identifierar företagaren inte nödvändigtvis själv alla risker och hinner inte sätta sig in i alla avtalsvillkor och förpliktande paragrafer som avtalspartnern erbjuder. En jurist som specialiserat sig på avtal mellan företag uppmanar att regelbundet gå igenom alla avtal som är kritiska för företaget och att göra dem så tydliga som möjligt. Även företagets interna ansvar om iakttagandet av avtalen ska gås igenom med personalen speciellt i företag, vars verksamhet ännu inte är etablerad.

En bra avtalspolicy är en av företagets viktigaste riskhanteringsmetoder, påminner LokalTapiolas affärsverksamhetsdirektör Jouni Kukkonen, som har jobbat med tillväxtföretag i många år. Det väsentliga är framför allt att identifiera och vara medveten om riskerna.

- När farten är hög och förändring är vardag, kommer man inte själv att tänka på allt. Det är viktigt att ägarna funderar på affärsverksamhetens risker och vilka det är nödvändigt att skydda med avtal och försäkringar samt å andra sidan vilka risker som alltid i vilket fall som helst lämnar på eget ansvar, berättar Kukkonen.

Det värsta scenariot för en företagare är att företaget har byggts upp genom hårt arbete och är på en kraftig tillväxtbana då till exempel en underleverantör orsakar en sådan skada som företaget blir ansvarig för. Om avtalsparterna inte har ett ordentligt avtal sinsemellan, kan det ekonomiska ansvaret bli orimligt stort.

- Därför säger jag alltid till mina kunder, att de ska sätta avtalen i skick och först därefter rikta in sig på tillväxt, berättar Kukkonen.

”Han hade ju en jurist” och andra fallgropar

Avtalen för företagen blir första gången aktuella i början av verksamheten, men de begränsas absolut inte bara till inledningsskedet. Ledningen och styrelsen borde regelbundet granska alla ingångna avtal och pejla dem mot ändringarna i affärsverksamheten, så att avtalen är tidsenliga.

När avtalen ingås ska man beakta olika förpliktande lagar, bland annat skatterätten, den konkurrensrättsliga lagstiftningen samt upphovsrätten och andra immateriella rättigheter.

- Ett företag kan alltså inte med egna avtal skippa en viss allmängiltig lag. Om ett tillväxtföretag till exempel har konsumentkunder, går konsumentskyddslagen förbi företagets egna avtal, berättar jurist Leena Kuhanen på advokatbyrå Susiluoto, som under hela sin arbetskarriär har arbetat med avtal.

Ett vanligt misstag är enligt Kuhanen att i avtalen mellan företagen litar det ena företaget på att juristen för det andra företaget räcker till för att man ska kunna ingå ett behörigt avtal.

- Varje företag ingår ett avtal med villkor som är så gynnsamma som möjligt för själva företaget, så därför kan man inte lita på att motpartens jurist skulle beakta båda företagens fördel, ger Kuhanen som råd.

Det lönar sig att satsa på arbetsavtal

Det är också skäl att satsa på arbetsavtalen och att inte bara nöja sig med ett allmänt avtalspapper som hittas på webben.

- Delägaravtalen och till exempel vd-avtalet är centrala avtal. Nyckelpersonerna ska engageras i affärsidéen och man ska genom ett bra avtal säkerställa sig om att inte affärsidéen eller nyckelpersonerna går över till konkurrenterna. Därför lönar det sig att fundera noggrant på innehållet i arbetsavtalen för alla nyckelpersoner, ger Kuhanen som råd.

Kuhanen har under sin karriär sett att alla inte är medvetna om ansvar inom företaget.

- När till exempel verkställande direktören med firmateckningsrätt ingår avtal och gör ändringar i dem, kan regleringen om ställningsfullmakt som gäller representation medföra överraskningar, om man inte känner till den. Man borde vara medveten om vem som har firmateckningsrätt i företaget och vad en ställningsfullmakt till exempel innebär med tanke på avtalen.

Behörighets- och fullmaktsbestämmelserna fastställer representationsfullmakterna. Både behörigheten och fullmakten fastställer hur omfattande rätt en person har att ingå avtal och andra förbindelser på företagets vägnar. Befogenhetsanvisningarna fastställs inom företaget. Behörigheten fastställer för sin del representationsfullmakten gentemot kunder och andra intressentgrupper.

Ett bra uppgjort avtal borde inte vara obestämt eller tolkningsbart. Bristfälliga avtalsändringar leder till tolkningstvister. Alla avvikelser från de redan ingångna avtalen borde alltid göras skriftligt.

- Till exempel om man tillsammans beslutar om att frångå avtalet och muntligt avtalar om ett tilläggs- eller ändringsarbete som inte ingår i det ursprungliga avtalet. Om det just då inträffar en stor skada, är man förbryllad över villkoren som ska tillämpas och ersättningsansvaret.

Tolkningsmeningsskiljaktigheter kan också uppstå om mervärdesskatten ingår i avtalspriserna och ersättningarna, ifall ärendet inte tydligt och konsekvent har antecknats genom hela avtalsdokumentationen.

Du kan inte lova för den andras del

Kuhanen påminner om att varje villkor i ett avtal är förbindande. Företagen har till exempel mycket ofta en alltför omfattande uppfattning om vad företagets egna ansvarsförsäkringar täcker.

- Före man undertecknar ett avtal, lönar det sig att kontakta det egna försäkringsbolaget och säkerställa sig om hur avtalsvillkoren påverkar de egna försäkringsvillkoren och begränsningarna. Om man inte säkerställer ett ärende, kan det komma som en tråkig överraskning att försäkringen inte täcker risken i fråga. Sådana företag som plötsligt hamnar i en tillväxtsituation, har i regel inte till alla delar hunnit förbereda sig på att affärsverksamheten växer och behöver sannolikt förebyggande utomstående hjälp, säger Jouni Kukkonen.

Ett tillväxtföretags viktigaste avtalsparter:

• delägare
• verkställande direktör
• nyckelpersoner, övriga anställda
• underleverantörer omfattande, även ICT
• investerare
• kunder
• försäkringsbolag och andra finansaktörer