Gå rakt till innehåll Gå rakt till sidfoten

Chef: Konflikter uppstår även vid distansarbete - ta itu med problemen i tid men akta dig för att lyssna för mycket

22.4.2021 - Arbetsliv

På arbetsplatser uppstår konflikter redan enbart på grund av att människorna är olika och att man ser på sakerna från olika synvinklar. Konflikter framkallar känslor och man ska inte vara rädd för dem utan man ska lära sig sätt att effektivt lösa konflikter, påminner arbetsplatsmedlare Eeva Jaakonmäki.

Under en distansarbetsdag kan man snabbt hoppa från ett teams-möte till ett annat. Något som en kollega kastat fram och avsett som harmlöst kan ändå väcka irritation, som man inte hinner säga något om före mötet avslutas. ”Jag ser ju ändå inte personen när jag bara jobbar hemma”, tänker många.

- Harmlösa ord och att man inte tar tag i saker som tär, även om man borde, börjar i själva verket påverka atmosfären på arbetsplatsen, konstaterar arbetsplatsmedlare och business coach Eeva Jaakonmäki.

Jaakonmäki uppmanar chefer att vara vaksamma och att vid distansarbete lyssna på teamet med känsligt öra. Det är lätt att dra sig tillbaka till sin skyddsgrop bakom en stängd kamera. Det är också lätt att låta bli att framföra avvikande åsikt, vilket till sist leder till att ärendet får större proportioner än vad det borde och personen börjar ta avstånd från den övriga gruppen.

- Ärenden som pyr under ytan måste utredas för att vi ska veta om det finns något man omedelbart borde ingripa i. Känslor och attityder påverkar våra val och därigenom vårt resultat, påminner Jaakonmäki.

Bakom många saker finns ouppfyllda grundbehov

Om arbetskamraten beter sig konstigt, kan orsaken till beteendet i verkligheten vara något helt annat än det aktuella ärendet. Konflikterna beror ofta på känslor och det är typiskt att våra ouppfyllda grundbehov ligger i bakgrunden och är orsaken till känslorna. Konflikter kan sällan enbart lösas med förnuft och logik.

- Man måste alltid se vad som ligger bakom beteendet. Negativt beteende beror ofta på att man mår dåligt. Alla vill till exempel bli sedda, hörda, beaktade och förstådda. Vi saknar också uppskattning och vi vill behandlas schyst. Om vi känner att vi behandlas orättvist, aktiveras samma områden i kroppen som när vi känner fysisk smärta, förklarar Jaakonmäki.

Situationen kan ibland trots allt tillspetsas

I konflikterna på arbetsplatserna förloras i synnerhet arbetstid, människornas välbefinnande och pengar. Det skulle vara viktigt att cheferna är känsliga för stämningar och lyssnar hur teamet fungerar och hur stämningen är bland människorna. Jaakonmäki påminner om att det alltid är bäst att försöka förutse och att ingripa förebyggande i ärenden. Ett absolut sista tecken på en dålig situation som pågått länge är sjukfrånvaro men man ska inte låta det gå så långt.

Chefens roll är viktig i konflikthantering och att chefen vågar säga ”nu är det något som inte stämmer här.” Det värsta är att man tänker att vuxna människor själva skulle kunna reda ut situationen. Men sällan är det så.

- Problemen löser sig sällan av sig själva utan de kan tvärtom få alltför stora proportioner. Då kan även ursprungskällan för konflikten förbli okänd. Det viktigaste är att man ingriper i problemen i så tidigt skede som möjligt. Närmaste chefen ska å andra sidan också fråga, är jag själv en del av konflikten, konstaterar utvecklingschef Marja Salminen, som har specialiserat sig på kompetensutveckling av LokalTapiola-gruppens chefer.

En chef ska inte lyssna för mycket

Om det trots allt uppstår en konflikt på arbetsplatsen, borde chefen märka detta och avsätta tid för att lösa konflikten. Det är bättre att tömma kalendern på andra saker och att använda tid för att lösa konflikten.

Chefens uppgift är att lyssna tillräckligt på båda parterna. Jaakonmäki varnar dock för det, som många obemärkt kan göra sig skyldig till, dvs. att lyssna för mycket. Om man som person är en som lätt lyssnar på andra, finns det risk för att man till sist på ett eller annat sätt förvärrar situationen genom att lyssna för mycket.

- Om parterna i sin tur klagar för chefen och ärendet ältas i många veckor, är man tvungen att avblåsa situationen i något skede. Genom att lyssna för mycket kastar chefen i misstag bara mera bensin på konfliktens lågor. Att älta för mycket löser inte problemet utan det är bättre att man kallar båda parterna på plats för att berätta sin syn på saken. Då är det skäl för chefen att komma ihåg att man inte ska vara rädd för känslor. Det är också bra att identifiera sina egna känslor och att vara noga med att man inte till exempel blandar in den egna irritationen i situationen, säger Jaakonmäki.

Värna om och skapa psykologisk trygghet

Det uppstår konflikter i arbetsgemenskapen för att vi inte kommer ihåg att människorna är olika och har olika sätt att förhålla sig till saker. Om vi inte känner varandras olika verksamhetssätt eller om dessa inte förs fram, gör vi oss lätt skyldiga till att tänka på att det finns fel hos den andra eftersom denne gör saker på ett annat sätt.

- Det är viktigt att prata om detta. Det är också viktigt att känna sina arbetskamrater bättre än bara på ytan, berättar Salminen.

De team som har en trygg atmosfär blomstrar. Då vågar man även kasta fram tokiga idéer, vara kritisk och överhuvudtaget ha en åsikt. Också effektiviteten ökar. Informella stunder för teammedlemmarna närmare varandra eftersom det är där man lär känna varandra bättre. Därför skulle det även i distansarbete vara bra att komma ihåg att ha virtuella fester och att tillsammans glädjas över framgångar.

- Vi kan också lättare ändra vår egen synvinkel om vi har en tillförlitlig och trygg känsla. Då vågar vi ta plats för inlärning och bemötande. Den psykologiska tryggheten är verkligen viktig också i distansarbete, summerar Jaakonmäki.

Chefens minneslista för bemötande av konflikter:

  1. Ta dig tid och prioritera konfliktlösning eftersom det sist och slutligen tar minst tid att redan i början koncentrera sig på saken.
  2. Var inte rädd för känslor. Det är lättare att hjälpa andra, när du inte låter andras känslor påverka din åsikt.
  3. Det är väsentligt att lyssna på båda parterna. Det är viktigt att människan blir sedd och hörd i en svår situation. Det bästa är att båda parterna berättar sina tankar för varandra.
  4. Begär att parterna funderar på egna lösningsförslag och vad de önskar av varandra och vad de själva är redo att göra.

Tipsen gavs av arbetsplatsmedlare och utvecklingschef Marja Salminen, som arbetar som kompetensutvecklare för chefer inom LokalTapiola-gruppen.

Lösningsorienterad medling på arbetsplatser i ett nötskal

  • Målet är sämja och arbetsro, man söker inte efter skyldiga och inte heller vinnare eller förlorare.
  • Syftet är att öka dialogen och att få människorna att prata med varandra. När man för en stund ser saken ur den andras synvinkel, ökar förståelsen.
  • Parterna har själva ansvar för konfliktlösningen, medlarens roll är bara att styra växelverkan.
  • Det är viktigt att medlaren är opartisk.

3 syytä täydentää henkilöstön turvaa

Terveenä ja hyvinvoivana tehty työpäivä on sekä työntekijälle että yritykselle arvokas. Sinunkin yrityksellesi on ratkaisu, joka suojaa ja vahvistaa ihmisiäsi, estää vahinkoja tapahtumasta ja auttaa henkilöstöäsi palautumaan niistä mahdollisimman nopeasti ja hyvin.

Lue lisää