Arbetspsykolog: Arbetsplatskommunikation borde tränas under goda tider

De exceptionella förhållandena har medfört nya utmaningar på arbetsplatserna. En fungerande och välmående arbetsgemenskap består bland annat av psykologisk trygghet, mentaliseringsbaserade metoder, förmåga att kommunicera och bra ledarskap. Arbetspsykolog Ilona Rauhala uppmanar oss att redan under goda tider träna förmågan att kommunicera.

Det finns arbetsplatser där atmosfären är sådan att tabbar inte ses med blida ögon. På andra arbetsplatser har man roligt och kastar sig utanför bekvämlighetszonen och en tabbe ses som en gåva. Olika atmosfärer har samband med psykologisk trygghet.

- Psykologisk trygghet som begrepp gäller atmosfär och uppskattning och berättar om hur människorna upplever sin arbetsplats. Den omfattar bland annat upplevelsen av grupptillhörighet, att våga lära sig och känslan av att våga engagera sig. I den psykologiska tryggheten ingår också att acceptera olikheter. Begreppet handlar alltså om vad som händer om jag gör ett misstag, berättar arbetspsykolog Ilona Rauhala.

Hur man på en arbetsplats kan ta upp svåra saker har en stark koppling till en trygg och bra atmosfär.

- Det är svårt att tala om svåra saker och de blir inte lättare bara för att vi talar om dem. Men det är lättare att prata om dem när man har övat i förväg, konstaterar Tokmanni Groups Hr-direktör Sirpa Huuskonen.

På grund av coronapandemin har en aktiv och transparent kommunikation blivit allt viktigare i organisationer.

- Växelverkan har betonats. Ju mer vi lyckas komma ut med budskapet om att alla kommunicerar och att vi kommer att klara detta tillsammans, desto sannolikare är det att vi lyckas. Våra chefer har till exempel gått utanför sin bekvämlighetszon och gjort videor för vår interna kommunikation. Vi har också öppnat en jourkanal för frågor och vi svarar inom ett dygn på frågorna som skickas till kanalen, beskriver Huuskonen.

Distansarbete medför nya utmaningar för ledarskap

Distansarbete utmanar ledarskapet på många sätt. På Tokmanni har man till exempel gett anvisningar för chefer om att oftare ha kontakt med sitt team. På distansmöten uppmuntrar man till att ha kameran på och att också diskutera annat än bara arbetet. Avspända möten med eftermiddagskaffe har hos Tokmanni varit fungerande tillfällen att bygga upp den sociala gemenskapen.

- Vi har strävat efter att öka växelverkan. Vi har också gjort små saker som har gett personalen en känsla av betydelsefullhet. Vi överraskar till exempel personalen med en chokladplatta som tack för deras goda arbetsinsatser, konstaterar Huuskonen.

Den rådande exceptionella situationen medför sitt tillägg till saker som är svåra i arbetsgemenskapen. Man kan och måste öva hanteringen av dessa. I många organisationer utbildar man chefer i hur man genom att uppskatta och respektera kan prata om svåra saker utan att behöva gå in på det personliga.

- Att tala om svåra situationer kan jämföras med simkunskaper. Du klarar dig med behjälpliga simkunskaper men kunskaperna förbättras genom att öva. Vår förmåga att kommunicera varierar redan på grund av att vi har olika hem- eller utbildningsbakgrunder. Därför är det bra att man på arbetsplatserna tränar förmågan att kommunicera.

Att digitaliseringen ökar, minskar dock inte behovet av att kommunicera. Det är viktigt att man på arbetsplatserna formulerar värden och de gemensamma spelreglerna.

- Då blir det också lättare att prata om svåra saker. Det är lätt att verka när allt går bra men dessa saker framhävs då allting inte går så bra, säger Huuskonen.

Det är utmanande att ge feedback under distansarbete då man inte kan se eller känna den andras miner eller sinnesstämning.

- Att få feedback från den egna chefen stärker självförtroendet, orken och känslan av att vara uppskattad. Coachande och sporrande ledarskap gör att människorna förbinder sig och tar initiativ, berättar Huuskonen.

I Finland finns ännu en gammal uppfattning om att beröm skulle göra en högfärdig. Rauhala kullkastar påståendet och funderar samtidigt om negativ feedback överhuvudtaget behövs i arbetsgemenskapen.

- Som bäst pågår en undersökning om huruvida feedback har någon funktion i utvecklingen. Ett fel behöver inte alls tas upp i alla situationer eftersom vi i regel också själva ser om något lyckades eller inte. Jag anser dock att även kritisk feedback behövs men den ska ges på rätt sätt utan att slå ner den andra.

När man ger konstruktiv feedback lönar det sig enligt Rauhala att komma ihåg regeln 3-5:1. Genom att följa den bibehölls den andras jaguppfattning som hel och sådan att man värdesätter sig själv.

- Man borde berätta tre till fem positiva saker per en konstruktiv sak. På detta sätt lämnar åhöraren med en positiv känsla, ger Rauhala som råd.

Mentalisering en viktig metod

Med mentalisering avses förmåga att identifiera sina egna känslor och deras inverkan samt förmåga att samtidigt förstå och lyssna på den andra parten. En av hörnstenarna för förmågan att kommunicera i arbetsgemenskapen är att vara på samma frekvens som den andra.

- Om man har svag mentaliseringsförmåga, ser man till exempel inte om den andra är uttråkad eller entusiastisk. Det finns ofta flera saker som påverkar interaktionssituationer, konstaterar Rauhala.

Vi har alla något slags larmsystem som scannar vår egen trygghetskänsla.

- Upplevelsen av trygghet består av hur jag blir bemött i olika situationer. Redan ett leende har en stor inverkan på den andra. En allvarlig min tolkas ofta som att man är arg. Det är också viktigt att fundera på hur andra ser mig och hurdana signaler man ger, säger Rauhala.

- Det är viktigt hur vi behandlar varandra och främst hur vi pratar om varandra bakom ryggen och ansikte mot ansikte. Redan enbart våra egna tankar påverkar vårt beteende, säger Rauhala.

- Det är viktigt att varje arbetstagare uppfattar sitt eget ansvar för skapande av en bra arbetsatmosfär. Det skulle vara bra om vi alla funderade på vad jag tillför min arbetsgemenskap, konstaterar Huuskonen.

Arbetspsykolog Ilona Rauhala och Tokmanni Groups HR-direktör Sirpa Huuskonen deltog i LokalTapiolas webbinarium En fungerande och trygg arbetsgemenskap 20.10.2020. Titta på finska inspelningen här.