Med bra planering lyckas distansarbete utomlands

Pandemin gjorde distansarbete till en vedertagen och populär arbetsform. Samtidigt började många fundera på sitt arbete ur ett nytt perspektiv: Om det inte längre är nödvändigt att gå till kontoret, kan du ju lika bra arbeta utomlands? Det finns till och med företag som ger arbetstagarna en möjlighet att åka till solkusten för att distansarbeta en viss tid och även många företagare kan utföra sitt arbete på distans.

Vad ska arbetsgivaren eller företagaren beakta om en arbetstagare eller företagaren själv vill distansarbeta utomlands en tid? LokalTapiolas och Elos experter svarar.

Fråga 1: Arbetstagaren hos en finsk arbetsgivare vill distansarbeta i Spanien två veckor. Arbetet kräver i princip inte närvaro på arbetsplatsen. Hur gå till väga?

Vid arbetet utomlands fortsätter man inte automatiskt att omfattas av den sociala tryggheten i Finland. Huvudprincipen när det gäller försäkrande av arbete utomlands är att personen omfattas av den sociala tryggheten i landet där hen arbetar och även betalar socialförsäkringsavgifterna där. Vid distansarbetsperioder utomlands måste arbetsgivaren ansöka om ett A1-intyg av Pensionsskyddscentralen som bevis på att arbetstagaren omfattas av den sociala tryggheten i Finland. Med intyget hålls arbetspensionsförsäkringen i kraft i Finland.

– Arbetet utomlands måste vara tillfälligt för att man ska omfattas av den sociala tryggheten i Finland. Intyget kan beviljas för två år, varefter det går att ansöka om fem år tilläggstid, förutsatt att vissa villkor uppfylls, säger tjänstespecialist Katja Taponen vid Elo.

A1-intyget behövs i princip även vid en kort distansarbetsperiod utomlands. Vid mycket korta vistelser utomlands kan arbetsgivaren dock göra en egen bedömning. Vid behov kan intyget sökas retroaktivt och vanligtvis får man den redan samma dag via Pensionsskyddscentralens nättjänst. Om distansarbetsperioderna utomlands är många och i olika länder, kan A1-intyget ansökas om att gälla två år och omfatta flera olika EU-/ESS-länder, Schweiz eller Storbritannien.

– Om det sker ett olycksfall utomlands eller arbetstagaren behöver sjukvård av någon annan orsak, kan det vara svårare och långsammare för hen att söka sjukdagpenning om hen saknar A1-intyget, säger Taponen.

A1-intyget ger även rätt till ett europeiskt sjukvårdskort med vilket man i EU-/ETA-länder, Schweiz eller Storbritannien får medicinskt nödvändig sjukvård till samma pris som den lokala befolkningen.

Kan arbetstagaren utan vidare resa utomlands för att distansarbeta om arbetet inte kräver närvaro på kontoret? Måste man alltid ha arbetsgivarens samtycke till att resa?

– Det finns inga juridiska bestämmelser om det men arbetsgivaren är i alla fall skyldig att sköta sina förpliktelser vad gäller till exempel att försäkra arbetstagaren med arbetsgivarens ArPL-försäkring. Att ha tillstånd är även bra ifall det händer en olycka utomlands.

Fråga 2: Hur se till att försäkringsskyddet är i skick vid distansarbete utomlands? Vem ansvarar för försäkringarna, arbetsgivaren eller arbetstagaren?

Det finns flera alternativ för att försäkra distansarbete utomlands och det lönar sig för arbetsgivaren och arbetstagaren att diskutera dem sinsemellan.

– En reseförsäkring är A och O när du åker till utlandet. Den gäller dygnet runt och varje dag under året, säger Chief Underwriter Stefan Sippel vid LokalTapiola.

Vem är skyldig att ordna försäkringsskyddet, arbetsgivaren eller arbetstagaren?

– Det beror på situationen. Har arbetsgivare sänt ut arbetstagaren för att distansarbeta utomlands eller åker arbetstagaren på eget initiativ?

Maximitiden i reseförsäkringarna varierar beroende på bolag men i LokalTapiola kan längden på en enskild resa vara till exempel 45 dygn eller tre månader. Om det är fråga om en distansarbetsperiod utomlands som varar längre än det, handlar det vanligtvis om ett långt utlandsuppdrag som arbetsgivaren bekostar, och för sådana finns det egna försäkringsprodukter. Om en av makarna åker på ett långt utlandsuppdrag, är det vanligt att hens arbetsgivare tecknar en försäkring som täcker hela familjen.

– Innehållet i försäkringen för utsända arbetstagare skiljer sig inte väsentligt från innehållet i reseförsäkringarna utöver att försäkringen för utsända arbetstagare täcker nödvändiga och skäliga hälsovårdskostnader under utlandsuppdraget. Dessutom kan försäkringar för utsända arbetstagare inkludera tilläggsskydd under utlandsuppdraget.

Arbetsolycksfallsförsäkringen gäller under arbetstid även i utlandet men den gäller inte under pauser under arbetsdagen eller på fritiden. Därför är det bra om arbetsolycksfallsförsäkringen utvidgas att gälla även på fritiden för personal som distansarbetar i hemlandet eller utomlands. Privatpersoner kan inte teckna en försäkring enligt lagen om olycksfall i arbetet och om yrkessjukdomar till sig själv men arbetsgivaren kan.

Fråga 3: En företagare tänker resa tre månader till Thailand och driva sitt företag därifrån via datorn. Vad ska hen tänka på före resan?

Om en företagare distansarbetar utomlands, ska hen själv ansöka om ett A1-intyg som bevis på att hen omfattas av den sociala tryggheten i Finland. Då gäller FöPL-försäkringen i Finland. När man åker för att arbeta i ett land utanför Europa som inte har ett avtal om social trygghet med Finland, tillämpas både avsändningslandets och inflyttningslandets egna nationella lagstiftningar, och Pensionsskyddscentralen beviljar inte ett intyg på att man omfattas av den sociala tryggheten i Finland. Det kan betyda att man åtminstone delvis måste betala dubbla socialskyddsavgifter.

Företagarens FöPL-försäkring kan hållas gällande i ett land utan avtal under distansarbetsperioden om resan räcker under ett år och avsikten är att återvända till Finland efter resan. Pensionsbolaget tar beslutet om att hålla FöPL-försäkringen gällande. Om företagaren vet att hen tänker vistas utomlands tillsvidare, kan hen inte hålla FöPL-försäkringen i kraft ens under det första året.

Man måste även kontrollera om det behövs visum eller arbetstillstånd i mottagarlandet. Företagaren ansvarar själv för att teckna reseförsäkring eller annat försäkringsskydd.

Fråga 4: Hur kan arbetsgivaren tillsammans med arbetstagaren försäkra sig om att allt går som smort under distansarbetsperioden även vad gäller själva arbetet?

Det lönar sig att ordna handledningen och rapporteringen på samma sätt som vid distansarbete i Finland, med beaktande av eventuell tidsskillnad. Även internetanslutningen och datasäkerheten måste vara i skick. Det är även bra att på förhand komma överens om proceduren ifall datorn eller någon annan utrustning går sönder under distansarbetsperioden. Före resan lönar det sig även att gå igenom allt som har att göra med beskattningen och FPA.

För arbetsgivaren lönar det sig att ha en positiv inställning till distansarbete utomlands om det är möjligt med tanke på arbetets karaktär. Distansarbete utomlands piggar upp arbetstagarens vardag vilket kan främja arbetsförmågan. Samtidigt kan arbetstagaren få internationell erfarenhet och öva sina språkkunskaper.

Som kund hos LokalTapiola och Elo sparar du tid och besvär när du kan sköta företagets alla försäkringsärenden på en och samma plats. Vi ser tillsammans till att du, din personal och ditt företag har ett tillräckligt skydd och är förberedd på eventuella risker. Läs mer på LokalTapiolas och Elos gemensamma sidor.