Siirry suoraan sisältöön Siirry suoraan alatunnisteeseen

Asiakirjajulkisuuskuvaus

LähiTapiola ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta tietovarannoistaan. Tätä kuvausta kutsutaan asiakirjajulkisuuskuvaukseksi. Kuvauksen tarkoituksena on auttaa LähiTapiolan asiakkaita silloin, kun he haluavat tehdä LähiTapiolan asiakirjoihin kohdistuvan tietopyynnön.

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kuvatut tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan tietoaineistojen kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Asiakirjajulkisuuskuvaus perustuu tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) säädöksiin.

Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään Tiedonhallintalain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Suomen tietosuojalainsäädännön, vakuutuslainsäädännön ja muiden asiaan soveltuvien säännösten mukaisesti.

Työtapaturmavakuutus

Käyttötarkoitus

Rekisterissä olevia tietoja käytetään LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiössä työtapaturma- ja ammattitautilakiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen.

Tietoaineistot

Tietovarantoon tallennetaan työtapaturma- ja ammattitautilain mukaisen vakuutuksen tarvitsemat tiedot riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä ja vakuutuksen hoitoa varten.

Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:

  • vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
  • yrityksen tosialliset edunsaajat, omistussuhteet sekä liikevaihto
  • tilinumero
  • vakuutushakemukset
  • vakuutuksenottajan toimiala
  • ammattiluokat
  • palkkatiedot
  • vakuutuksen alkamisaika
  • työturvallisuustiedot
  • luottoluokitus
  • asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
  • verkkopalvelusopimus ja markkinointilupa
  • asiakaspalautteet
  • sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.

Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:

  • vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
  • maksun määräämisen tiedot
  • laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
  • ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
  • asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
  • perinnän tila
  • tilitystapa
  • konkurssi- ja saneeraustiedot
  • asiakaspalautteet
  • sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.

Tietojärjestelmät

Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, tarjous- ja siirtojärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen

Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat

  • y-tunnus
  • yrittäjän tai yrityksen nimi
  • henkilötunnus
  • asiakasnumero
  • vakuutusnumero
  • tarjousnumero
  • laskunumero.

Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Jos verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä yhteydenottopyynnön.

Työtapaturmakorvaus

Käyttötarkoitus

Rekisterissä olevia tietoja käytetään LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiössä työtapaturma- ja ammattitautilakiin perustuvaan korvauskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan korvausasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen.

Tietoaineistot

Vakuutustapahtuman asiakkaan tiedot

  • ennakonpidätyksessä käytettävät verotustiedot.

Vahingon/vahinkotapahtuman tiedot

  • asiakkaan vahingosta/vahinkotapahtumasta ilmoittamat tiedot
  • kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman käsittelyyn tarvittavat tiedot
  • vakuutustapahtumanumero ja vireilletulopäivämäärä
  • työkyvyttömyysaika ja haitta-asteprosentti.

Korvausratkaisun tiedot

  • korvattavuuden tiedot
  • korvauksen kesto
  • ennakkoratkaisun ja hylkäyksen tiedot.

Korvauspäätöksen tekemiseen tarvittavat aineistot

  • tapaturma- ja ammattitauti-ilmoitus
  • vakuutustodistus
  • korvaushakemukset ja liiteasiakirjat
  • terveydentilaan liittyvät lääkärinlausunnot
  • poliisitutkintapöytäkirjat
  • sairaanhoitolaskut
  • tutkimus- ja hoitomääräykset
  • verotus- ja palkkalaskelmat
  • päätökset
  • kulutositteet
  • muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat.

Korvaussuorituksen tiedot

  • korvaussuorituksen määrät
  • eläkkeiden määrät
  • säästösuorituksien määrät
  • ennakonpidätyksen määrät
  • maksupäivämäärät.

Regressitiedot

  • maksetun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot
  • takaisinmaksajan tiedot

Asiakasviestinnän tiedot

  • korvauspäätöksen tiedot
  • eläkkeiden ja säästösuorituksien ilmoituksien tiedot
  • verkkoviestien tiedot
  • puhelintallenteiden tiedot.

Valitusasiat

  • valituksen yksilöintitiedot
  • muutoksenhakuelimen ratkaisun yksilöintitiedot.

Tietojärjestelmät

Korvauskäsittelyssä tarvittavat tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, korvausjärjestelmät, asiakirjahallintajärjestelmät, paperiasiakirja-arkisto, perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen

Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat

  • y-tunnus
  • yrittäjän tai yrityksen nimi
  • henkilötunnus
  • asiakasnumero
  • vakuutusnumero
  • tarjousnumero
  • laskunumero.

Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä pyynnön sähköpostitse osoitteeseen yritysten.henkilovahingot@lahitapiola.fi.

Potilasvakuutus

Käyttötarkoitus

Rekisterissä olevia tietoja käytetään LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiössä potilasvakuutuslakiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen.

Tietoaineistot

Tietovarantoon tallennetaan potilasvakuutuslain mukaisen vakuutuksen tarvitsemat tiedot riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä ja vakuutuksen hoitoa varten.

Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:

  • vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
  • yrityksen tosialliset edunsaajat, omistussuhteet sekä liikevaihto
  • tilinumero
  • vakuutushakemukset
  • vakuutuksenottajan toimiala
  • ammattiryhmät
  • toimenpiteiden laatu ja kappalemäärät
  • työaika
  • Valviran rekisterinumero
  • henkilölukumäärä
  • palkkatiedot
  • vakuutuksen alkamisaika
  • luottoluokitus
  • asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
  • verkkopalvelusopimus ja markkinointilupa
  • asiakaspalautteet
  • sähköpostit ja puhelutallenteet ja –tiedot.

Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:

  • vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
  • maksun määräämisen tiedot
  • laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
  • ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
  • asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
  • perinnän tila
  • tilitystapa
  • konkurssi- ja saneeraustiedot
  • asiakaspalautteet
  • sähköpostit ja puhelutallenteet ja –tiedot.

Tietojärjestelmät

Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen

Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat

  • y-tunnus
  • yrittäjän tai yrityksen nimi
  • henkilötunnus
  • asiakasnumero
  • vakuutusnumero
  • laskunumero.

Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä yhteydenottopyynnön.

Liikennevakuutus

Käyttötarkoitus

Rekisterissä olevia tietoja käytetään LähiTapiolan alueyhtiöissä sekä LähiTapiolan Keskinäisessä Vakuutusyhtiössä vahinkovakuutussopimuksiin perustuvaan vakuutuskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan vakuutusasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.

Tietoaineistot

Tietovarantoon tallennetaan lakisääteisen liikennevakuuttamisen hoitamista varten tarvittavat tiedot. Näitä ovat tiedot asiakkaasta ja vakuutettavasta kohteesta riskin arviointia, vakuutusmaksun määräämistä sekä vakuutuksen hoitoa varten.

Tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:

  • vakuutuksenottajan ja hoitajan perustiedot
  • tilinumero
  • ajoneuvon tiedot
  • vakuutuksen alkamisaika
  • asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat, mm. sähköiset viestit
  • markkinointilupa
  • asiakaspalautteet
  • sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.

Laskutuksen ja perinnän tietoaineistot sisältävät seuraavia tietoryhmiä:

  • vakuutuksenottajan ja maksajan perustiedot
  • maksun määräämisen tiedot
  • laskutustiedot, mm. määrä, eräpäivä, laskutustapa, laskunumero, verkkolaskutiedot
  • ulosottotiedot ja muut ulkoisen perinnän tiedot
  • asiakaskontaktien kirjaukset ja asiakirjat
  • perinnän tila
  • tilitystapa
  • asiakaspalautteet
  • sähköpostit ja puhelutallenteet ja -tiedot.

Tietojärjestelmät

Vakuuttamisen, laskutuksen ja perinnän tietoaineistot on rekisteröity eri järjestelmiin. Näitä ovat asiakasjärjestelmä, tarjousjärjestelmä, asiakkuuden hoitojärjestelmä, asiakirjahallintajärjestelmät, laskutusjärjestelmä ja perintäjärjestelmä sekä verkkopalvelut. Lisäksi käytettäviä tietojärjestelmiä ovat asiakaspalautteen tallennusjärjestelmät ja puhelinjärjestelmä.

Tietopyynnön tekeminen

Asiasanat, joilla tietoja voidaan hakea, ovat

  • y-tunnus
  • yrittäjän tai yrityksen nimi
  • henkilötunnus
  • asiakasnumero
  • vakuutusnumero
  • tarjousnumero
  • laskunumero.

Vakuutuksenottajan tai hänen valtuuttamansa käytössä on verkkopalvelu, jossa vakuuttamisen ja laskujen tietoja voi tarkastella. Mikäli verkkopalvelussa ei ole saatavilla haluttua asiakirjaa tai verkkopalvelu ei ole käytössä, voi tietopyynnön tehdä lähettämällä yhteydenottopyynnön.

Liikennevakuutuskorvaukset


Käyttötarkoitus

Rekisterissä olevia tietoja käytetään tiedonhallintayksiköissä liikennevakuutussopimuksiin perustuvaan korvauskäsittelyyn. Tietoja tarvitaan korvausasioiden kokonaisvaltaiseen hoitamiseen, asiakaspalveluun ja -viestintään sekä viranomaisvaatimusten täyttämiseen. Tietoja käytetään myös palveluiden ja tuotteiden markkinointiin sekä niiden käytön seurantaan, analysointiin ja tilastointiin sekä tuote- ja palvelukehitykseen.
Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään tiedonhallintalain, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, Suomen tietosuojalainsäädännön, vakuutuslainsäädännön ja muiden asiaan soveltuvien säännösten mukaisesti.

Tietoaineistot


Vahinkotapahtuman asiakkaan tiedot
  • asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteys- ja tilitiedot
  • henkilön edunvalvontaa koskeva tieto
  • kieli ja kansalaisuus
  • ennakonpidätyksessä käytettävät verotustiedot.
Vahinkotapahtuman tiedot
  • vireilletulopäivämäärä
  • vahinkoviite tai –numero
  • vakuutusnumero
  • vakuutuksenottajan/ajoneuvon kuljettajan/vahinkoa kärsineen/todistajan vahinkotapahtumasta ilmoittamat tiedot.
  • viranomaisten/kolmansien osapuolten ilmoittamat vahinkotapahtuman käsittelyyn tarvittavat tiedot.
Korvausratkaisun tiedot
  • korvattavuuden tiedot
  • korvauspäätöksen tekemiseen tarvittavat aineistot
  • vahinkoilmoitus ja liiteasiakirjat
  • korvaushakemukset ja liiteasiakirjat
  • lääketieteelliset asiakirjat
  • viranomaisasiakirjat
  • muiden vakuutusyhtiöiden päätökset
  • verotus- ja palkkalaskelmat.
  • vahinkotarkastustiedot
  • vahinkopaikkatutkimuksen tiedot
  • asiantuntijalausunnot
  • laskut
  • kulutositteet.
  • muut korvauskäsittelyyn liittyvät asiakirjat.
Korvaussuorituksen tiedot
  • korvauslaji
  • korvauksen määrä ja siitä tehtävät vähennykset
  • ennakonpidätyksen määrä
  • maksupäivämäärä
  • korvaukseen oikeutettu
  • maksun saaja ja tilitieto
  • työkyvyttömyysaika.
Regressitiedot
  • maksetun suorituksen takaisinsaantiin liittyvät tiedot.
Asiakasviestinnän tiedot
  • korvauspäätöksen tiedot
  • verkkoviestien tiedot
  • sähköpostien tiedot
  • tekstiviestien tiedot
  • puhelintallenteiden tiedot
  • muun asiakasviestinnän tiedot.
Lausuntopyyntö ja valitusasiat
  • asiakkaan oikaisupyyntö
  • asiakkaan lausuntopyyntö
  • asiakkaan kanne
  • vakuutusyhtiön lausuntopyyntö
  • ratkaisusuosituksia antavan lautakunnan lausunto
  • tuomioistuimen ratkaisu.

Tietojärjestelmät

Korvauskäsittelyssä käytettäviä asiakirjoja säilytetään seuraavissa arkistoissa:
  • sähköinen asiakirjajärjestelmä
  • •korvausjärjestelmä
  • •asiakastietojärjestelmä
  • •paperiasiakirja-arkisto.

Indeksit ja metatiedot

Vahinkoasiakirjat tallennetaan seuraavilla metatiedoilla
  • henkilötunnus
  • nimi
  • Y-tunnus
  • yksilöivä pseudonymisoitu asiakastunniste
  • vahinkoviite tai –numero
  • vakuutusnumero
  • asiakirjatyyppi
  • rekisteritunnus
  • vakuutuksenantajayhtiö.


Tietopyynnöt


Asiakkaalla on oikeus pyytää itseään koskevat korvauskäsittelyssä käytetyt tiedot LähiTapiolalta. Jokaisen tietopyynnön yhteydessä LähiTapiolalla on velvollisuus tarkastaa asiakkaan henkilöllisyys ennen tietojen antamista.

Asiakkaan on ilmoitettava tietojen etsimiseksi ja toimittamiseksi tarpeelliset tiedot kuten nimi, osoite, henkilötunnus, vahinkonumero sekä mitä tietoja halutaan toimitettavaksi ja miltä ajalta.

Tietopyyntö pyydetään lähettämään liikennevahinkoasiassa seuraavasti:
Liikenteen henkilökorvauksia koskevat tietopyynnöt: sähköpostitse lhk@lahitapiola.fi tai postitse osoitteeseen LähiTapiola-ryhmä, Liikenteen henkilökorvauspalvelut, PL 35, 02010 LÄHITAPIOLA.

Liikenteen esinekorvauksia koskevat tietopyynnöt: LähiTapiolan verkkopalvelun kautta www.lahitapiola.fi, sähköpostitse yksityisajoneuvokorvaukset@lahitapiola.fi tai postitse osoitteeseen LähiTapiola, Ma-omaisuuskorvaus, PL 33, 02010 LÄHITAPIOLA.

Tietopyynnön voi tehdä myös tietopyyntölomakeella tai sen voi tehdä myös henkilökohtaisesti LähiTapiolan toimipisteessä. Tietopyynnön nojalla asiakkaalla on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot LähiTapiolan toimipisteessä ja saada niistä pyynnöstä jäljennökset. Toimitamme tiedot asiakkaalle postitse tai järjestämme asiakkaalle mahdollisuuden nähdä ne sovitussa toimipisteessä sovittuna ajankohtana.