Hallintojärjestelmä
Vakuutusyhtiölain mukaisen hallintojärjestelmän toimintojen avulla LähiTapiola-ryhmässä varmistetaan lakien ja määräysten noudattaminen sekä reagoidaan muuttuviin olosuhteisiin ja vaatimuksiin.
Sisäinen valvonta
Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan LähiTapiolassa kaikkia yhtiöiden sisäisiä toimenpiteitä, joilla pyritään varmistamaan asetettujen tavoitteiden saavuttaminen ja mahdollisimman häiriötön liiketoiminta. Sisäinen valvonta on osa liiketoiminnan johtamista ja sitä toteutetaan kaikilla organisaatiotasoilla. Organisaatiorakenne ja esimiestoiminta muodostavat perustan sisäiselle valvonnalle. Valvonta kattaa myös ulkoistetut toiminnot.
Yhtiöiden hallitusten hyväksymässä sisäisen valvonnan politiikassa kuvataan yleiset periaatteet, joita noudatetaan pysyväisohjeina LähiTapiola-ryhmän ja sen kaikkien yhtiöiden sisäisen valvonnan järjestämisessä. LähiTapiola-ryhmä toimii tiukasti säännellyllä finanssialalla, mikä edellyttää toimintamme luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä sekä sisäisen valvonnan huolellista toteuttamista. Politiikassa määritellään sisäisen valvonnan toteuttamisen vastuut ja roolit. Yhtiöiden hallituksilla on kokonaisvastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä.
Compliance-toiminto
Compliance tarkoittaa lakien, asetusten, viranomaismääräysten, alan käytännesääntöjen, hyvien finanssitapojen sekä yhtiöryhmän ja yhtiön sisäisten ohjeiden noudattamista. Compliance-toiminto auttaa yhtiöitä noudattamaan näitä velvoitteitaan sekä edistää ja varmistaa Compliancen huomioimista kaikessa toiminnassa. Compliance on keskeinen tekijä yhtiöryhmän hyvän yrityskuvan ylläpitämisessä ja se edistää omalta osaltaan LähiTapiola-ryhmän vastuullista yrityskuvaa ja -kulttuuria. Compliance-toiminto on osa LähiTapiola-ryhmän sisäistä valvontaa, jonka lähtökohtana on noudattaa viranomaisten antamia säännöksiä sekä yleisiä sisäisen valvonnan parhaita käytäntöjä. Compliance-toiminnon tavoitteena on tukea liiketoimintaa erityisesti juridisten ja compliance-riskien hallinnassa sekä valvoa ja raportoida näistä hallitukselle ja johdolle.
LähiTapiola Vahinkoyhtiön hallitus on hyväksynyt LähiTapiola-ryhmän compliance-toimintaa koskevat periaatteet noudatettaviksi koko ryhmässä. Periaatteet on käsitelty ja hyväksytty erikseen myös muiden LähiTapiola-ryhmään kuuluvien vakuutusyhtiöiden hallituksissa.
Riskienhallinta
LähiTapiolassa riskienhallinnalla varaudutaan määritellyn riskinottohalukkuuden puitteissa muuttuvista ulkoisista ja sisäisistä olosuhteista johtuviin uhkiin ja mahdollisuuksiin, jotta strategiset ja toiminnan tavoitteet saavutetaan. Riskienhallinta on prosessi, johon kuuluu riskien tunnistaminen, riskienhallintatoimenpiteiden suunnittelu ja toteuttaminen sekä toiminnan jatkuva parantaminen.
LähiTapiolan riskit luokitellaan ylätasolla taloudellisiin, operatiivisiin sekä toimintaympäristön ja strategian riskeihin. Näille kullekin on määritelty omat riskienhallintaprosessit, joita yhtiöissä noudatetaan. Keskinäisestä yhtiömuodosta johtuen vakavaraisuuden hallinnan merkitys osana LähiTapiolan riskienhallintaa korostuu. Vakavaraisuuden hallinnan tavoitteena on turvata ryhmälle ja sen yhtiöille riittävä vakavaraisuuspääoma velvoitteiden täyttämiseksi ottaen huomioon odotetut ja odottamattomat tappiot.
Yhtiöiden hallitusten hyväksymässä riskienhallintapolitiikassa sekä ryhmittymän vakavaraisuuden hallintaperiaatteissa kuvataan linjaukset, joita noudatetaan pysyväisohjeina riskien- ja vakavaraisuudenhallinnan järjestämisessä. Yhtiöiden hallituksilla on kokonaisvastuu riskienhallinnan järjestämisestä. Politiikassa määritellään riskienhallinnan toteuttamisen vastuut kolmen puolustuslinjan avulla: liiketoiminta, tuki- ja kontrollitoiminnot sekä sisäiset ja ulkoiset varmennustoiminnot. Niille jokaiselle on määritelty roolinsa riskienhallinnan toteuttamisessa ja valvonnassa.
Keskeinen osa riskienhallintaa on riskinottohalukkuuden määrittely. Se ohjaa riskeihin suhtautumista ja riskirajojen asettamista. Toiminnan ohjausta varten ryhmän ja yhtiöiden ylimmät päättävät elimet määrittelevät strategisten, taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden lisäksi kullekin riskienhallinnan pääalueelle riskinottohalukkuudet, joiden rajoissa liiketoiminnan riskinotto pidetään.
riskinotto tukee liiketoiminnan strategisten päämäärien ja vuosisuunnitelmien toteutumista
riskit mitoitetaan siten, etteivät ne vaaranna koko ryhmän tai sen yksittäisen yhtiön toimintaa tai talouden vakautta
ryhmittymän liiketoimintojen ja yhtiöiden toiminnan on pysyttävä niille määriteltyjen riskirajojen puitteissa
riskien heijastusvaikutukset ryhmään tai sen yksittäiseen yhtiöön kyetään tunnistamaan ja ottamaan huomioon toiminnassa.
Aktuaaritoiminto ja vastuulliset vakuutusmatemaatikot
Aktuaaritoiminto on toiminnallinen kokonaisuus, joka hoitaa sille laissa säädetyt tehtävät. Vastuullisen vakuutusmatemaatikon tehtävät on kuvattu vakuutusyhtiölaissa. Aktuaaritoiminnon tehtävistä monet ovat yhteneviä vastuullisen vakuutusmatemaatikon tehtävien kanssa, joten Vahinkovakuutuksen Aktuaaripalvelut ja Vahinkovakuutuksen Aktuaaritoiminto ovat monelta osin yhtenevät. Aktuaaritoiminnon tehtäviä ryhmän vahinkovakuutusyhtiöissä on nimetty hoitamaan Vahinkovakuutuksen Aktuaaripalvelujen seuraavat organisaatiot ja henkilöt:
vahinkovakuutuksen aktuaaripalveluiden esimies, Aktuaarijohtaja, joka vastaa myös toiminnon toiminnasta
vahinkovakuutuksen aktuaaripalveluiden LähiTapiola-ryhmän vahinkovakuutusyhtiöiden vastuulliset vakuutusmatemaatikot
vahinkovakuutuksen aktuaaripalveluiden Vastuuvelka ja Vakavaraisuus -tiimi.
Vastuulliseksi vakuutusmatemaatikoksi on nimetty yksi henkilö Vahinkovakuutuksen Aktuaaripalveluissa. LähiTapiolan alueyhtiöt ulkoistavat aktuaaritoimintonsa sekä vastuullisen vakuutusmatemaatikkonsa ja ostavat nämä palvelut Vahinkovakuutuksen Aktuaaripalveluilta. Henkiyhtiöllä on oma aktuaaritoiminto, jonka esimiehenä toimii yhtiön aktuaarijohtaja. Vastuulliseksi vakuutusmatemaatikoksi on nimetty yksi henkilö Henkiyhtiön Aktuaaritoiminnossa. Aktuaaritoiminto on toiminnallinen kokonaisuus, joka hoitaa sille laissa säädetyt tehtävät. Vastuullinen matemaatikko hoitaa tälle laissa säädetyt tehtävät.
Sisäinen tarkastus LähiTapiolassa
LähiTapiola-ryhmän sisäinen tarkastus on toiminto, joka vastaa yhtiöryhmässä liiketoiminnan riippumattomasta ja objektiivisesta arvioinnista ja varmistuksesta. Sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet on määritelty hallitusten hyväksymässä työjärjestyksessä. Sisäinen tarkastus tukee yhtiöitä ja niiden johtoa valvontavelvollisuuden toteuttamisessa arvioimalla liiketoimintojen sisäisen valvonnan tilaa sekä tuottamalla johdolle informaatiota ja toimenpide-ehdotuksia valvonnan tehostamiseksi. Sisäinen tarkastus raportoi säännöllisesti toiminnastaan mm. Vahinko- ja Henkiyhtiön hallituksen tarkastus- ja riskienhallintavaliokunnalle ja ryhmän yhtiöiden hallituksille. Sisäinen tarkastus toimii hallinnollisesti pääjohtajan organisaatiossa.