Etätyö ulkomailla onnistuu hyvällä suunnittelulla

Pandemian myötä etätöistä tuli salonkikelpoinen ja suosittu tapa tehdä työtä. Samalla moni alkoi pohtia työtään uudesta näkökulmasta: Jos kerran toimistolla ei enää tarvitse välttämättä käydä, miksei töitä voisi yhtä hyvin tehdä ulkomailta käsin? Jotkut yritykset jopa tarjoavat työntekijöilleen etätyöjaksoja aurinkorannoilla, ja monen yrittäjänkin työ on mahdollista hoitaa etänä.

Mitä työnantajan tai yrittäjän sitten pitää ottaa huomioon, jos työntekijä tai yrittäjä itse haluaa lähteä lyhyemmäksi tai pidemmäksi ajaksi ulkomaille etätöihin? LähiTapiolan ja Elon asiantuntijat vastaavat.

Kysymys 1: Työntekijä haluaa lähteä kahdeksi viikoksi Espanjaan tekemään etätöitä suomalaiselle työnantajalle. Työpaikalla ei lähtökohtaisesti edellytetä läsnäoloa. Miten pitää toimia?

Kun lähtee ulkomaille töihin, ei automaattisesti pysy Suomen sosiaaliturvan piirissä. Pääperiaate ulkomaantyön vakuuttamisessa on, että henkilö kuuluu sen maan sosiaaliturvaan ja maksaa sosiaalivakuutusmaksut siihen maahan, jossa työtä tehdään. Työnantajan onkin haettava työntekijälle etätyöjaksoa varten Eläketurvakeskukselta A1-todistus, jolla osoitetaan työntekijän kuuluminen Suomen sosiaaliturvaan. Todistuksen avulla työeläkevakuuttaminen pysyy voimassa Suomessa.

– Työnteon ulkomailla pitää olla tilapäistä, jotta voisi pysyä Suomen sosiaaliturvassa. Todistuksen saa kahdelle vuodelle, jonka jälkeen on tietyin edellytyksin mahdollista hakea jatkoa vielä viisi vuotta, sanoo Elon palveluasiantuntija Katja Taponen.

A1-todistus tarvitaan periaatteessa lyhyttäkin ulkomaan etätyöjaksoa varten. Työnantaja voi kuitenkin käyttää aivan lyhyiden ulkomailla oleskelujen kohdalla omaa harkintaa. Tarvittaessa todistuksen voi hakea myös takautuvasti, ja sen saa kätevästi Eläketurvakeskuksen verkkopalvelusta yleensä saman vuorokauden aikana. Jos ulkomaan etätyöjaksoja on tulossa paljon ja eri maissa, voi A1-todistuksen hakea kerralla kahdeksi vuodeksi ja kattamaan myös useita eri EU-/ETA-maita, Sveitsiä tai Iso-Britanniaa.

– Jos ulkomailla sattuu tapaturma tai työntekijä tarvitsee muusta syystä sairaanhoitoa, voi hänen ilman A1-todistusta olla hankalampaa ja hitaampaa hakea sairauspäivärahakorvauksia, Taponen sanoo.

A1-todistus oikeuttaa myös eurooppalaiseen sairaanhoitokorttiin, jonka avulla EU-/ETA-maassa, Sveitsissä tai Isossa-Britanniassa on oikeus saada lääketieteellisesti välttämätöntä sairaanhoitoa samaan hintaan kuin paikalliset.

Voiko työntekijä lähteä etätöihin ulkomaille noin vain, jos työ muutenkin hoituu etänä? Pitääkö lähtöön aina olla työnantajan suostumus?

– Tästä ei ole olemassa juridista sääntöä, mutta työnantaja on joka tapauksessa velvollinen hoitamaan työnantajan velvoitteet esimerkiksi työntekijän vakuuttamisen työnantajan TyEL-vakuutuksessa. Lupa pitäisi olla senkin varalta, että ulkomailla sattuisi jotakin.

Kysymys 2: Miten huolehtia vakuutusturvasta ulkomailla etätöissä olon aikana? Kumpi vastaa vakuutuksista, työnantaja vai työntekijä?

Etätöiden vakuuttamiseen ulkomailla on monia vaihtoehtoja, ja työnantajan ja työntekijän on hyvä keskustella niistä keskenään.

– Matkavakuutus on aina kaiken a ja o, kun lähdetään Suomen rajojen ulkopuolelle. Se on voimassa ympäri vuorokauden ja vuoden jokaisena päivänä, sanoo LähiTapiolan Chief Underwriter Stefan Sippel.

Kumpi vakuutusturvasta huolehtii, työnantaja vai työntekijä?

– Riippuu tilanteesta. Onko työnantaja lähettänyt työntekijän ulkomaille etätöihin vai lähteekö työntekijä omasta aloitteestaan?

Matkavakuutusten maksimiaika vaihtelee yhtiökohtaisesti, mutta esimerkiksi LähiTapiolalla yksittäisen matkan kesto voi esimerkiksi olla 45 vuorokautta tai kolme kuukautta. Jos kyseessä on tätä pidempi työjakso ulkomailla, on kyseessä yleensä työnantajan kustantama pidempi ulkomaankomennus, jota varten on olemassa omat vakuutustuotteensa. Jos yhdellä puolisoista on pidempi komennus ulkomaille, usein hänen työnantajansa puolesta on vakuutettuna koko perhe.

– Komennusvakuutusten sisältö ei merkittävästi poikkea matkavakuutuksista muutoin kuin siten, että se kattaa komennuksen aikaiset tarpeelliset ja kohtuulliset terveydenhoitokulut. Lisäksi komennusvakuutuksiin on saatavilla lisäturvaa komennuksen ajalle.

Työtapaturmavakuutus on työajan osalta voimassa ulkomaillakin, mutta ei kata työpäivän aikaisia taukoja eikä vapaa-aikaa. Siksi kotimaassa tai ulkomailla etätöitä tekevälle henkilöstölle voi suositella työtapaturmavakuutuksen voimassaolon laajentamista myös vapaa-ajalle. Työtapaturma- ja ammattitautilain mukaista vakuutusta yksityishenkilöt eivät voi ottaa itselleen, mutta työnantaja voi.

Kysymys 3: Yrittäjä aikoo lähteä kolmeksi kuukaudeksi Thaimaahan, josta käsin pyörittää yritystään läppärillä. Mitä pitää tehdä ennen lähtöä?

Kun yrittäjä lähtee ulkomaille etätöihin, huolehtii hän itse siitä, että hakee A1-todistusta, jonka avulla osoittaa kuuluvansa Suomen sosiaaliturvaan. Silloin YEL-vakuutus on voimassa Suomessa. Kun mennään Euroopan ulkopuolelle maahan, jonka kanssa Suomella ei ole sosiaaliturvasopimusta, sovelletaan sekä lähtö- että tulomaan omia kansallisia lainsäädäntöjä eikä Eläketurvakeskus anna Suomen sosiaaliturvaan kuulumisesta todistusta. Voi olla, että sosiaaliturvamaksuja koituu maksettavaksi ainakin osittain kaksinkertaisesti.

Yrittäjän YEL-vakuutuksen voi pitää sopimuksettomassa maassa voimassa etätyöjakson ajan, mikäli matkan kesto on alle vuoden ja matkan jälkeen on tarkoitus palata takaisin Suomeen. Ratkaisun YEL-vakuutuksen voimassa pitämisestä tekee eläkeyhtiö. Jos yrittäjä tietää lähtevänsä ulkomaille toistaiseksi, hän ei voi pitää YEL-vakuutustaan voimassa edes ensimmäistä vuotta.

On myös tarkistettava, tarvitseeko kohdemaahan viisumia tai työlupaa. Matkavakuutuksesta tai muusta vakuutusturvasta huolehtii yrittäjä itse.

Kysymys 4: Miten työnantaja voi yhdessä työntekijän kanssa varmistaa, että etätyöjakson aikana kaikki sujuu parhain päin myös työnteon kannalta?

Työnohjaus ja raportointi kannattaa järjestää samoin kuin Suomessa etätöitä tehden – mahdollinen aikaero huomioiden. Nettiyhteydet ja tietoturva on hoidettava nekin kuntoon. On myös hyvä sopia etukäteen, miten toimia, jos etätyöjakson aikana tietokone tai muut laitteet menevät rikki. Ennen lähtöä on myös syytä tarkistaa verotukseen ja Kelaan liittyvät asiat.

Työnantajan kannattaa suhtautua työntekijöiden etätyöhaluihin myös ulkomailla myönteisesti, mikäli etätyö on työn luonteen vuoksi mahdollista. Etätöistä työntekijä saa piristystä arkeen, mikä voi vahvistaa työkykyä. Samalla saattaa karttua kansainvälistä kokemusta ja kielitaitoa.

LähiTapiolan ja Elon asiakkaana säästät aikaa ja vaivaa, kun voit hoitaa kaikki yrityksesi vakuutusasiat helposti yhdestä paikasta. Huolehdimme yhdessä, että sinulla, henkilöstölläsi ja yritykselläsi on riittävä turva ja mahdollisiin riskeihin on varauduttu. Lue lisää verkkosivuilta.