Viisi vinkkiä esimiehelle: Näin autat tiimiä, kun yksi on pitkään poissa
Kun yksi tiimistä on pitkään poissa sairauslomalla, voi se kuormittaa muita monella tavoin. Jo pelkästään huoli työkaverista saattaa lisätä stressiä ja ahdistusta, mutta myös lisääntynyt työmäärä, kun poissaolijan töitä jää muille. Esimiehen merkitys korostuu keskusteluun rohkaisijana sekä siinä, miten poissaolijan työt jaetaan. Poissaolijallekin tilanne on uusi, ja hänen olisi tärkeää saada edelleen kokea olevansa osa porukkaa.
Kun yksi tiiviistä työyhteisöstä on pitkään poissa, on poissaololla monenlaisia vaikutuksia työkavereihin. Muiden kanssa läsnä työskennellessä poissaolo konkretisoituu eri tavalla kuin etätöissä.
- Sanotaan, että yhden työntekijän poissaolo maksaa noin 350 euroa vuorokaudelta. Mutta poissaololla on paljon muunkinlaisia vaikutuksia kuin pelkkä raha, kertoo LähiTapiolan liiketoimintajohtaja Kaisa Höijer.
Vinkki 1: Suunnittele töiden jakamista etukäteen
Poissaolijan töiden jakamisessa esimiehen rooli on erittäin tärkeä. Ideaalitilanteessa työntekijän sairauslomaan olisi varauduttu ennakolta ja sijaisjärjestelyt olisivat kunnossa.
Jos pitkä sairausloma tulee yllättäen, ei ennakolta ole usein varauduttu. Niitä tilanteita helpottamaan olisi kuitenkin hyvä, että työyhteisössä osaaminen jakaantuisi tasaisesti, ja vähintäänkin kaksi ihmistä olisi tietoisia toistensa projekteista ja töistä.
- Esimiehen pitäisi kertoa avoimesti, mitä poissaolijan töiden suhteen tehdään. Muiden suhtautumista poikkeavaan tilanteeseen saattaa myös helpottaa tieto poissaolon arvioidusta kestosta.
Töiden jakamisesta tulisi keskustella avoimesti. Erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa on usein haasteellista siirtää töitä suoraan toiselle. Jos sijaisjärjestelyihin päädytään, jää perehdytys muiden vastuulle. Läheskään aina sijaista ei ole mahdollista saada.
- Muu porukka voikin kuormittua poissaolijan töiden hoitamisesta, mistä voi syntyä tahattomastikin kielteisiä tunteita poissaolijaa kohtaan, Höijer kertoo.
- Joissakin tilanteissa on mahdollista myös kertoa, onko henkilön kanssa sovittu esimerkiksi poikkeavista työjärjestelyistä.
Vinkki 2: Rohkaise avoimeen keskusteluun
Tiimiläiset voivat kuormittua paitsi poissaolijan työjärjestelyiden vuoksi, mutta jo pelkästään siksi, että työkaverin tilanne huolettaa aidosti. Kun poissaolon syy ei ole muilla tiedossa, voivat epätietoisuus ja huoli esimerkiksi mahdollisen sairauden vakavuudesta nousta pintaan. Joskus poissaolija kokee, että on helpompaa, kun muilla on tiedossa poissaolon syy.
- Jakautuvatko työt oikeudenmukaisesti, milloin työkaveri palaa vai palaako lainkaan, luettelee Höijer tiimiläisten mielissä pyöriviä asioita.
Työyhteisönä poikkeavasta tilanteesta voidaan selvitä helpommin, jos keskustelukulttuuri on avoin, toisia arvostava ja kuunteleva.
- Ärsyttävistä ja kuormittavista asioista pitäisi pystyä keskustelemaan avoimesti. Jos tiimin dynamiikassa on aiemmin ollut haasteita, ne korostuvat entisestään epämiellyttävässä tilanteessa. Jos epätietoisuus ja haasteellinen tilanne onnistutaan ratkaisemaan yhdessä, lopputulos voi olla jopa positiivisempi kuin aiemmin.
Vinkki 3: Helpota poissaolijan töihin paluuta
Työyhteisö ja siihen kuuluminen ovat tärkeä osa elämää. Kun poissaolija etääntyy pitkän sairausloman vuoksi työyhteisöstään, on tilanne hänellekin uusi. Riittävä yhteydenpito työpaikalta poissaolijaan on tärkeää, mikä helpottaa myös aikanaan töihin paluuta.
- Poissaolijan pitäisi saada sopivalla tavalla kokea olevansa edelleen työyhteisönsä jäsen. Kannattaa kysyä poissaolijalta itseltään, miten paljon hän haluaa olla tekemisissä työkavereiden kanssa. Jos poissaolija ahdistuu tai häpeää sitä, että hänen työnsä jäävät muiden tehtäviksi, hänelle pitäisi tarjota tukea esimerkiksi työterveyshuollosta.
Vinkki 4: Suunnittele perehdytys
Kun pitkällä sairauslomalla ollut palaa takaisin työhönsä, saattaa perehdytys olla paikallaan. Moni asia on voinut muuttua poissaolon aikana. Lue lisää työn muokkauksesta
- Työterveyshuollon kanssa on hyvä keskustella siitä, olisiko työhön syytä palata ensin osa-aikaisesti. Esimiehen kannattaa käydä avoimesti läpi niitä asioita, jotka ovat muuttuneet ja mihin tulisi perehtyä. Alkuvaiheeseen on hyvä jättää riittävästi aikaa perehtymiseen ja työnteon uudelleen opetteluun.
Vinkki 5: Panosta jatkuvasti hyvään esimiestyöhön
Hyvä esimiestyö ei ehkäise vakavia sairauksia, mutta erityisesti psyykkisten sairauksien ehkäisyssä hyvä esimiestyö korostuu.
- Läsnä oleva esimies kuuntelee ja osoittaa arvostusta muihin sekä osaa antaa ja vastaanottaa palautetta. Hänellä on merkittävä rooli hyvän ja avoimen keskustelukulttuurin luomisessa, ja häneltä löytyy uskallusta puuttua myös epäkohtiin. Esimiehen on ymmärrettävä ihmisten kehittymisen mahdollisuudet ja nähtävä ne tärkeänä tekijänä organisaation menestymisessä, Höijer kertoo.