Suomessa sattuu vuosittain noin 4 000 rakennuspaloa ja palkansaajille yli 50 000 vähintään neljän päivän työkyvyttömyyden aiheuttavaa tapaturmaa. Merkittävä osa näistä vahingoista kohdistuu yrityksiin, joille tulipalo tai avainhenkilön sairastuminen voi aiheuttaa keskeytyksiä toimintaan tai pahimmassa tapauksessa panna pisteen koko liiketoiminnalle. Tästä huolimatta moni yritys on täysin unohtanut varautua kriisitilanteisiin.
Varautumista tilanteeseen, jossa jokin vahinko tai muu epämieluisa ilmiö (esimerkiksi lakko, lama, boikotti) uhkaa yrityksen toimintaa, kutsutaan jatkuvuussuunnitteluksi. Yrityksessä kannattaa pohtia esimerkiksi sitä, millaisia varajärjestelyjä tarvitaan yrityksen tuotannon sujumiseksi, jos tärkein tuotantokone tuhoutuisi. Joudutaanko tuotteet teettämään muualla? Voidaanko tuotantoa priorisoida, ja miten?
Jatkuvuussuunnittelu sisältää ennakkosuunnittelua, voimavarojen ja materiaalien varaamista sekä henkilöstön ohjeistamista, koulutusta ja harjoittelua. Suunnittelussa käydään läpi yrityksen liiketoiminnan turvaaminen keskeytyksen aikana ja paluu normaalitilanteeseen.
Suunnittelun tulisi alkaa yrityksen toimintaa uhkaavien riskien kartoituksesta. Kartoituksen avulla tunnistettuja riskejä voidaan poistaa tai pienentää. Kartoitus auttaa toimenpiteiden kohdistamisessa ja virheinvestointien välttämisessä. Sadan euron etua ei kannata suojata tuhannella eurolla ilman hyvin perusteltua syytä. Tiedot turvaan kopioimalla
Nykyisin monen yrityksen merkittävin omaisuus on tieto, jota yrityksessä on eri muodoissa: sähköisenä aineistona, perinteisinä paperidokumentteina tai työntekijöiden osaamisena. Tietoliikenteen ja tietotekniikan keskusliitto FiComin keväällä 2006 teettämän tutkimuksen mukaan vain 43 prosenttia yrityksistä säilytti varmuuskopioitaan yrityksen ulkopuolisissa tiloissa. Tulipalossa helpoiten tuhoutuvat juuri tietojen säilytykseen tarkoitetut magneettiset ja optiset tietovälineet kuten varmistusnauhat ja CD- ja DVD-levyt.
Kaikkien tietojärjestelmien toipumisen edellytyksenä on se, että yrityksen tietoaineisto on varmistettu turvallisesti. Varmuuskopioita tulee ottaa säännöllisesti, minimissään viikoittain, tilanteen vaatiessa jopa päivittäin tai jatkuvasti varmistaen.
Varmuuskopiot tulisi säilyttää vähintään eri palo-osastossa, mieluusti jopa kokonaan eri rakennuksessa kuin varsinainen tietojärjestelmä. Laajamittaisten luonnonkatastrofien varalta ainakin yksi varmuuskopiosarja olisi hyvä tallettaa jopa satojen kilometrien päähän itse järjestelmästä.
Tietoja turvaavat päätökset ja toimenpiteet on helpompi toteuttaa, jos niitä on arvioitu ja ne on suunniteltu etukäteen yhdessä asiantuntijoiden kanssa. Toiminnan sujuvuus ja valmiit kriisisuunnitelmat auttavat muokkaamaan ”entä sitten jos” -pohdinnat mahdollisuuksiksi ja kilpailueduiksi.
Juha Salpakari
Kirjoittaja on Tapiolan Yritysasiakasliiketoiminnan riskipäällikkö.
Tiedotuspalvelut / Stefan Leppänen